¿Cómo se controla una Organización?
Los distintos niveles, dentro de la pirámide organizativa de cargos-funciones, utilizan en distinto grado los sistemas de control definidos anteriormente.
El Nivel Inferior controla basándose básicamente en el contacto personal y asistido, en proporciones variables, en canales informales, dependiendo de la personalidad del supervisor.
El Nivel Medio o jefe de departamento, debe ajustar su comportamiento a los parámetros establecidos por la Alta Dirección, para ello recibe información por la vía jerárquica. Utiliza el margen de discrecionalidad que se le otorga para ajustar la actividad a la norma establecida.
Revisa personalmente los asuntos que se salen de la norma y resuelve en consecuencia. Pero no interviene personalmente en todo el proceso como en el nivel inferior, sino que lo hace por excepción en determinados casos, o mediante intervenciones sorpresa para controlar el grado de cumplimiento de las normas por parte de los supervisores a su cargo.
En ambos casos, nivel inferior y medio, la frecuencia del control es DIARIA, en el primer caso sobre los detalles más minuciosos del proceso, en el segundo sólo debe atender excepcionalmente los problemas de desviaciones de las normas establecidas.
El contacto personal y la vía informal son más frecuentes en el nivel inferior y más cerrados en el nivel medio, la presencia física del supervisor es permanente con el puesto de trabajo, mientras que el jefe de departamento utiliza la visita periódica y breve como medio de control.
La Alta Dirección utiliza básicamente, además de los informes periódicos y globales, agrupados por categorías o puestos; otras tres fuentes de información para el control: Las reuniones con sus jefes de departamento, generalmente semanales, el contacto personal para las visitas o asuntos que les están reservados por su importancia, y los informes de auditoría operativa que comunican el cumplimiento de las normas que realizan. para el control de la riqueza y la eficacia.
El problema del control de la Organización se reparte entre estos tres niveles. El cumplimiento de las normas de cada una de las operaciones queda para el nivel operativo. La tarea de control allí es del tipo revisión-rechazo, si la tarea está bien hecha, sigue su curso; si está mal, se repite o se corrige.
Siempre existe el riesgo de que si hay un acuerdo entre sectores, o si uno de ellos adquiere mucho poder dentro de la Organización, pueda verse perjudicado, ya sea en forma de deterioro patrimonial o de ocultación de ineficiencias.
Lo que se controla
Hay tres elementos que deben ser controlados:
1) Los Bienes: Propiedad de la Organización, son los recursos materiales e inmateriales que posee la empresa. El control se orienta a preservar su integridad mediante su custodia y a obtener el máximo rendimiento reduciendo su inmovilización o uso improductivo.
2) Los miembros de la Organización: Vinculados a ella por diversos vínculos jurídicos. Aquí el control trata de mantener todos los puestos adecuadamente cubiertos para que las actividades se desarrollen con fluidez y se pueda obtener un rendimiento de los recursos humanos acorde con su capacidad y remuneración.
3) Las actividades: Ya sean principales y conexas que desarrolla la Organización para alcanzar sus objetivos. Las primeras, que tienden directamente a la consecución de sus objetivos y las segundas, que tienden a actuar en apoyo de las primeras cuidando de la propia existencia de la Organización o estableciendo las condiciones básicas para que puedan desarrollarse.
1) Control sobre los activos o Bienes:
Este control sobre los recursos que toda organización debe ser para cumplir con sus objetivos, y que toman la forma de herramientas, maquinaria o dinero, asume una doble cara:
a) Un conjunto de normas de Control Interno para tratar de asegurar que su manejo se cumpla con las mínimas precauciones para su custodia y movilización. Estas normas son de obligado cumplimiento para todas las personas que tienen bienes a su cargo, y su verificación se incluye en los programas de Auditoría Operativa.
b) Un sistema de información que contiene datos sobre los tipos, la cantidad, el rendimiento previsto y real de cada una de las categorías de bienes existentes. Los niveles de rendimiento se establecen a partir de la comparación de los rendimientos de las inversiones alternativas. (Coste de oportunidad).
Los bienes sujetos a control son todos aquellos susceptibles de tener un valor económico, en particular los siguientes
- Dinero, en todas sus manifestaciones: efectivo, billetes. tarjetas bancarias, divisas, etc.
- Títulos de crédito: cheques, giros postales, pagarés, acciones, etc.
- Mercancías y materias primas, productos en proceso, repuestos, etc.
- Los bienes que se utilizan en las actividades de la empresa: maquinaria, instalaciones, edificios, vehículos, herramientas, mobiliario y suministros.
- Los créditos y derechos a favor de la organización: marcas y patentes, concesiones, claves comerciales, etc.
- Las cuentas por cobrar y derechos similares, el crédito comercial y el buen nombre de la empresa.
2) El control sobre las personas:
El personal con el que debe contar cualquier organización para realizar las actividades inherentes a la consecución de sus objetivos, teniendo en cuenta las particularidades que poseen las personas, en el sentido de que ninguna es igual a otra y que su comportamiento es complejo, debe ser sometido a un control que tiene las siguientes facetas:
1. Un conjunto de normas para determinar la cantidad y calidad del personal necesario y para determinar la forma en que se incorporará. La elaboración de estas normas es facultad de los departamentos organizativos y su cumplimiento es vigilado por el servicio de auditoría.
2. Un reglamento interno que recoge todas las disposiciones para regular la relación entre la organización y su personal. Será controlado en su aplicación por toda la línea jerárquica, con el apoyo de los trabajadores.
3. Un sistema de evaluación del desempeño individual basado en información de supervisión, asistencia, dedicación, sugerencias, rendimiento, etc. que permita el mejor control de la eficacia del personal en su puesto de trabajo.
Las cuestiones sujetas a control son:
Estructura de la organización, en lo referente a:
- Cantidad de personas necesarias por puesto y categoría
- Capacitación requerida
- Cualidades y calificaciones personales
- Necesidades temporarias de personal
- Previsión de ampliaciones y reemplazos.
Selección y capacitación del personal:
- Métodos y etapas de selección
- Cursos de entrenamiento y capacitación
- Promoción y transferencias
Cumplimiento de Obligaciones formales:
- Horario
- Presencia
- Cuidado de instrumentos
Rendimiento y eficiencia
- Productividad individual y colectiva
- Iniciativas e ideas puestas al servicio de la organización
Disciplina dentro de la organización
- Sanciones correctivas
- Separación de personal
3) Control sobre actividades
Para la concreción de los objetivos de la organización es necesario que se desarrollen un cúmulo de actividades básicas o principales y una serie de actividades conexas o accesorias que contribuyen al a la fluidez de las operaciones principales. El control sobre estas actividades cubre los siguientes aspectos:
A) Un conjunto de normas de control interno que regulan la realización de cada una de las operaciones en forma individual, a fin de evitar perjuicios patrimoniales y propender al uso más eficiente de los recursos.
B) Un sistema informático que reúna datos sobre el resultado del conjunto de operaciones, su ajuste o desajuste a los planes.
Las principales Actividades sujetas a control serían las siguientes:
Operaciones de Comercialización: Ventas, facturación, reclamos y service, devoluciones, solicitudes de crédito de clientes.
Operaciones de compra: requerimientos, selección de proveedores, recepción y almacenamiento.
Operaciones de consumo de materiales y mano de obra: Transporte y puesta en la línea de producción, identificación de tiempos de trabajo, liquidación de sueldos.
Operaciones de Ingresos y Egresos de dinero: cobranzas, rendiciones de cuentas, verificación de elementos a pagar, planif. de pagos.
Operaciones de procesamiento de la información: sistemas de registración y contabilización de todas las operaciones relevantes para controlar.
Instrumentos de medición o control
El soporte físico o instrumento que se utilizará como vehículo de información para el control puede adoptar diversas formas o maneras, que admiten las siguientes clasificaciones: Una primera distinción que puede adoptarse es la de separar entre los medios sistemáticos de control, que se denominarán Instrumentos, y los medios accidentales de información, como las comunicaciones verbales no rutinarias, los memorandos, etc. que por su carácter asistemático no adquieren la condición de instrumentos de uso cotidiano.
Luego, dentro de los Instrumentos, se pueden hacer otras dos grandes divisiones: los de control de progreso o temporal, y los instrumentos de control informativo propiamente dichos.
Los de control de progreso, tienen como objetivo alertar sobre el momento en que es necesaria una decisión. No contienen información sobre la actividad en sí, sino sobre su desarrollo en el tiempo. Son instrumentos de este tipo
a) La Agenda: es la más sencilla, sirve para situar en el tiempo cada acto de recogida de datos.
b) Los Expedientes: de vales o carpetas ordenadas para revelar los papeles que faltan o las fechas o situaciones sobre las que hay que pedir información.
c) Los formularios de asuntos en proceso: sirven para recoger información sobre un proceso complejo, con el fin de poder seguir su avance o proceso.
d) Los gráficos de control de progreso: (diagramas de Gantt). En un eje de coordenadas, el tiempo se indica en el eje horizontal y las cuestiones a controlar en el eje vertical.
Los instrumentos de control informativo propiamente dichos, a diferencia de los anteriores que se refieren al momento en que se realiza el proceso, éstos atienden a cómo se desarrolla, incluyendo los datos necesarios sobre el grado de cumplimiento de los procesos controlados. Son instrumentos de este tipo
a) Informes diarios o informes diarios de actividad: recoge los datos relacionados con una actividad concreta para poder hacer un seguimiento de la misma durante un periodo corto de tiempo. Por ejemplo: Saldos de Caja, Cobros, Pagos, etc.
b) Las fichas o formularios de información: contienen una serie de datos homogéneos sobre un aspecto sujeto a control, que pueden ser de períodos sucesivos o de una sola vez. Ej: hojas de control presupuestario.
c) Los gráficos: que permiten una rápida visualización de las series objeto de control. La denominación de Gráficos incluye: Gráficos cartesianos, gráficos de barras, gráficos circulares.
d) Informes de auditoría operativa: que permiten mantener bajo control las operaciones de diversos sectores de la organización, generalmente utilizando hojas de cálculo o gráficos, pero se hace hincapié en la rutina de recibir informes estructurados según un patrón o modelo a través del cual se conocen los eventos anormales, los procesos o cosas revisadas, su intensidad y las recomendaciones de cambio.