¿Cómo se controla una Organización?
Los distintos niveles, dentro de la pirámide organizativa de cargos-funciones, utilizan en distinto grado los sistemas de control definidos anteriormente.
El Nivel Inferior controla basándose básicamente en el contacto personal y asistido, en proporciones variables, en canales informales, dependiendo de la personalidad del supervisor.
El Nivel Medio o jefe de departamento, debe ajustar su comportamiento a los parámetros establecidos por la Alta Dirección, para ello recibe información por la vía jerárquica. Utiliza el margen de discrecionalidad que se le otorga para ajustar la actividad a la norma establecida.
Revisa personalmente los asuntos que se salen de la norma y resuelve en consecuencia. Pero no interviene personalmente en todo el proceso como en el nivel inferior, sino que lo hace por excepción en determinados casos, o mediante intervenciones sorpresa para controlar el grado de cumplimiento de las normas por parte de los supervisores a su cargo.
En ambos casos, nivel inferior y medio, la frecuencia del control es DIARIA, en el primer caso sobre los detalles más minuciosos del proceso, en el segundo sólo debe atender excepcionalmente los problemas de desviaciones de las normas establecidas.
El contacto personal y la vía informal son más frecuentes en el nivel inferior y más cerrados en el nivel medio, la presencia física del supervisor es permanente con el puesto de trabajo, mientras que el jefe de departamento utiliza la visita periódica y breve como medio de control.
La Alta Dirección utiliza básicamente, además de los informes periódicos y globales, agrupados por categorías o puestos; otras tres fuentes de información para el control: Las reuniones con sus jefes de departamento, generalmente semanales, el contacto personal para las visitas o asuntos que les están reservados por su importancia, y los informes de auditoría operativa que comunican el cumplimiento de las normas que realizan. para el control de la riqueza y la eficacia.
El problema del control de la Organización se reparte entre estos tres niveles. El cumplimiento de las normas de cada una de las operaciones queda para el nivel operativo. La tarea de control allí es del tipo revisión-rechazo, si la tarea está bien hecha, sigue su curso; si está mal, se repite o se corrige.
Siempre existe el riesgo de que si hay un acuerdo entre sectores, o si uno de ellos adquiere mucho poder dentro de la Organización, pueda verse perjudicado, ya sea en forma de deterioro patrimonial o de ocultación de ineficiencias.
Lo que se controla
Hay tres elementos que deben ser controlados:
1) Los Bienes: Propiedad de la Organización, son los recursos materiales e inmateriales que posee la empresa. El control se orienta a preservar su integridad mediante su custodia y a obtener el máximo rendimiento reduciendo su inmovilización o uso improductivo.
2) Los miembros de la Organización: Vinculados a ella por diversos vínculos jurídicos. Aquí el control trata de mantener todos los puestos adecuadamente cubiertos para que las actividades se desarrollen con fluidez y se pueda obtener un rendimiento de los recursos humanos acorde con su capacidad y remuneración.
3) Las actividades: Ya sean principales y conexas que desarrolla la Organización para alcanzar sus objetivos. Las primeras, que tienden directamente a la consecución de sus objetivos y las segundas, que tienden a actuar en apoyo de las primeras cuidando de la propia existencia de la Organización o estableciendo las condiciones básicas para que puedan desarrollarse.
1) Control sobre los activos o Bienes:
Este control sobre los recursos que toda organización debe ser para cumplir con sus objetivos, y que toman la forma de herramientas, maquinaria o dinero, asume una doble cara:
a) Un conjunto de normas de Control Interno para tratar de asegurar que su manejo se cumpla con las mínimas precauciones para su custodia y movilización. Estas normas son de obligado cumplimiento para todas las personas que tienen bienes a su cargo, y su verificación se incluye en los programas de Auditoría Operativa.
b) Un sistema de información que contiene datos sobre los tipos, la cantidad, el rendimiento previsto y real de cada una de las categorías de bienes existentes. Los niveles de rendimiento se establecen a partir de la comparación de los rendimientos de las inversiones alternativas. (Coste de oportunidad).
Los bienes sujetos a control son todos aquellos susceptibles de tener un valor económico, en particular los siguientes
- Dinero, en todas sus manifestaciones: efectivo, billetes. tarjetas bancarias, divisas, etc.
- Títulos de crédito: cheques, giros postales, pagarés, acciones, etc.
- Mercancías y materias primas, productos en proceso, repuestos, etc.
- Los bienes que se utilizan en las actividades de la empresa: maquinaria, instalaciones, edificios, vehículos, herramientas, mobiliario y suministros.
- Los créditos y derechos a favor de la organización: marcas y patentes, concesiones, claves comerciales, etc.
- Las cuentas por cobrar y derechos similares, el crédito comercial y el buen nombre de la empresa.
2) El control sobre las personas:
El personal con el que debe contar cualquier organización para realizar las actividades inherentes a la consecución de sus objetivos, teniendo en cuenta las particularidades que poseen las personas, en el sentido de que ninguna es igual a otra y que su comportamiento es complejo, debe ser sometido a un control que tiene las siguientes facetas:
1. Un conjunto de normas para determinar la cantidad y calidad del personal necesario y para determinar la forma en que se incorporará. La elaboración de estas normas es facultad de los departamentos organizativos y su cumplimiento es vigilado por el servicio de auditoría.
2. Un reglamento interno que recoge todas las disposiciones para regular la relación entre la organización y su personal. Será controlado en su aplicación por toda la línea jerárquica, con el apoyo de los trabajadores.
3. Un sistema de evaluación del desempeño individual basado en información de supervisión, asistencia, dedicación, sugerencias, rendimiento, etc. que permita el mejor control de la eficacia del personal en su puesto de trabajo.
Las cuestiones sujetas a control son:
Estructura de la organización, en lo referente a:
- Cantidad de personas necesarias por puesto y categoría
- Capacitación requerida
- Cualidades y calificaciones personales
- Necesidades temporarias de personal
- Previsión de ampliaciones y reemplazos.
Selección y capacitación del personal:
- Métodos y etapas de selección
- Cursos de entrenamiento y capacitación
- Promoción y transferencias
Cumplimiento de Obligaciones formales:
- Horario
- Presencia
- Cuidado de instrumentos
Rendimiento y eficiencia
- Productividad individual y colectiva
- Iniciativas e ideas puestas al servicio de la organización
Disciplina dentro de la organización
- Sanciones correctivas
- Separación de personal