Concepto de la
Esta etapa del proceso
administrativo comprende la influencia del administrador en la realización de
los planes, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la
comunicación, la supervisión y la motivación.
Los elementos del
concepto son:
- Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
- Motivación.
- Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
- Comunicación.
- Supervisión.
- Alcanzar las metas de la organización.
Importancia de la
dirección es trascendental porque:
- Pone en marcha todos los alineamientos establecidos durante la planeación y la organización.
- A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.
- La dirección eficientemente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.
- Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.
- A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.
Principios:
- De la armonía del objetivo o coordinación de intereses. La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.
- Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio.
- De la supervisión directa. Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el directivo a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad.
- De la vía jerárquica. Postula la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos.
- De la resolución del conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan; ya que el no tomar una decisión en relación con un conflicto, por insignificante que sea, pueda originar que éste se desarrolle y provoque problemas no colaterales.
- Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas de la organización, pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.
La toma de decisiones en la
La responsabilidad más
importante del administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia se dice
que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto de la
adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier
organización.
Una decisión puede variar
en trascendencia y connotación. Sea cual sea la decisión es necesario:
1. Definir el problema.
Para tomar una decisión es básico definir perfectamente cuál es el problema que
hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.
2. Analizar el problema.
Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes, así
como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar
posibles alternativas de solución.
3. Evaluar las
alternativas. Consiste en determinar el mayor número posible de alternativas de
solución, estudiar ventajas y desventajas que implican, así como la factibilidad
de su implementación, y los recursos necesarios para llevar a cabo de acuerdo
con el marco específico de la organización.
-Análisis de factores
tangibles o intangibles.
-Análisis marginal.
-Análisis costo
efectividad.
Elegir entre
alternativas:
Una vez evaluadas las
diversas alternativas, elegir la más idónea para las necesidades del sistema, y
la que rente máximos beneficios.
-Experiencia.
-Experimentación.
-Investigación.
4. Aplicar la decisión.
Consiste en poner en práctica la decisión elegida, por lo que se debe contar
con un plan para el desarrollo de la misma.
Integración de la
La integración comprende
la función a través de la cual el administrador elige y reúne los recursos
necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para
ejecutar los planes.
Existen ciertas reglas de
administración, necesarias para lograr la efectividad:
- El hombre adecuado para el puesto adecuado. En otras palabras esto quiere decir que el hombre debe de poseer las características que la empresa establezca para desempeñar un puesto.
- De la provisión de elementos necesarios. A cada miembro de la empresa debe proporcionársele los elementos necesarios para hacer frente eficientemente a las necesidades de su puesto.
- De la importancia de la introducción adecuada. El momento en que el elemento humano ingresa en una empresa es trascendental, pues de él dependerán su adaptación al ambiente de la empresa
La integración comprende
4 etapas:
- Reclutamiento. Obtención de los candidatos para ocupar los puestos de la empresa.
- Selección. Mediante la utilización de ciertas técnicas, elegir entre los diversos candidatos al más idóneo para el puesto, de acuerdo con los requerimientos del mismo.
- Introducción o inducción. Articular o armonizar adecuadamente al nuevo elemento con los objetivos de la empresa, y con el ambiente organizacional.
- Capacitación y desarrollo. Lograr el desenvolvimiento e incremento de las capacidades del personal, para lograr su máxima eficiencia.
Motivación en la Direccion
La motivación en la dirección es la labor
más importante, a la vez que la más compleja, pues a través de
ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los
objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones esperados.
Múltiples son las teorías
que existen en relación con la motivación, pero todas pueden agruparse en dos
grandes tendencias:
- Teorías de contenido.
- Teorías de aprendizaje o del enfoque externo.
Ambos tipos de teorías
han sido de gran trascendencia en la explicación de la conducta organizacional,
ya que a través de ellas se describe la razón por la cual los empleados son
productivos, o lo que impulsa su conducta, a la vez que se aportan datos
valiosos para mejorar dicha conducta.
Teorías del contenido de la
Éstas tratan de
especificar lo que impulsa la conducta; también son conocidas como teorías de
explicación interna; han sido las de mayor difusión, por ello se les llama también
teorías tradicionales; explican la conducta con base en procesos internos.
1. Jerarquía de las
necesidades, de Maslow. Establece que la naturaleza humana posee, en orden de
predominio, cuatro necesidades básicas y una de crecimiento que le son
inherentes:
A. Básicas
- Fisiológicas. Aquéllas que surgen de la naturaleza física, como la necesidad de alimento, reproducción, etc.
- De seguridad. La necesidad de no sentirse amenazado por las circunstancias del medio.
- Amor o pertenencia. Los deseos de relaciones afectivas con las demás personas.
- De estimación. La necesidad de confianza en sí mismo, el deseo de fuerza, logro, competencia y la necesidad de estimación ajena, que se manifiesta en forma de reputación, prestigio, reconocimiento, atención, importancia, etc.
B. Crecimiento
- Realización personal. El deseo de todo ser humano de realizarse a través del desarrollo de su propia potencialidad.
- Teoría de motivación e higiene, de Herzberg
Propone dos niveles de
necesidades:
- Factores de higiene o mantenimiento. Que son aquéllos que evitan la falta de satisfacción pero no motivan. Tales como el tipo de administración vigente en la empresa, sus políticas, supervisión, salarios.
- Motivadores. Que incluyen realización, reconocimiento, responsabilidad, y el trabajo mismo.
Motivación de grupo
Diversos autores
establecen que, para motivar a un grupo, es necesario considerar ciertos
factores tales como:
- Espíritu de equipo. El sentirse identificado con un grupo de trabajo para lograr fines comunes, aumenta la productividad del empleado.
- Identificación con los objetivos de la empresa. El coordinar los intereses de grupo con los individuales, y todos con los de la organización, motivará al grupo, ya que éste se autorrealizará con la obtención de los objetivos específicos.
- Practicar la administración por participación. Lograr que el trabajador se integre emocional y mentalmente en la situación del grupo de trabajo y a los objetivos de la empresa, mediante su participación activa en las decisiones.
- Establecimiento de relaciones humanas adecuadas. La implantación de sistemas adecuados de comunicación y autorrealización dentro de la empresa promueven la eficiencia del personal.
- Eliminación de prácticas no motivadoras.
Para elevar la moral de los empleados es necesario eliminar las
siguientes prácticas:
- Control excesivo.
- Poca consideración a la competencia.
- Decisiones rígidas.
- No tomar en cuenta los conflictos.
- Cambios súbitos.
Teorías del enfoque
externo
Llamadas también del
aprendizaje o de la modificación de la conducta organizacional, parten del
puesto de que la conducta observable en las organizaciones, así como sus
consecuencias, son la clave para explicar la motivación; relacionan los efectos
que ejerce el ambiente sobre la conducta de los individuos.
La comunicación en la dirección
La comunicación es un
aspecto clave en el proceso de dirección. Puede ser definida como el proceso a
través del cual se transmite y recibe información en un grupo social. El
ejecutivo para poner en marcha sus planes, necesita sistemas de comunicación
eficaces; cualquier información desvirtuada origina confusiones y errores, que
disminuyen el rendimiento del grupo y que van en detrimento del logro de los
objetivos.
La comunicación consta de
tres ele mentos básicos:
- Emisor, en donde se origina la información.
- Transmisor, a través del cual fluye la comunicación.
- Receptor, que recibe y debe entender la información.
Cualquier mínimo fallo en
esta red de comunicación implica la desvirtuación de la información. Con el fin
de facilitar el entendimiento de la comunicación, se mencionará su
clasificación más sencilla:
- Formal. Aquélla que se origina en la estructura formal de la organización y fluye a través de los canales organizacionales.
- Informal. Surge de los grupos informales de la organización y no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la organización.
Este tipo de comunicación
es de gran importancia, ya que por su carácter no formal puede llegar a influir
más que la comunicación formal e, inclusive, ir en contra de ésta; el
administrador debe tratar de lograr que los canales de comunicación formal se
apoyen en las redes informales.
Estos dos tipos de
comunicación a su vez pueden ser: A. Vertical. Cuando fluye de un nivel
administrativo superior, a uno inferior, o viceversa: quejas, reportes,
sugestiones, ordenes, instrucciones.
B. Horizontal. Se da en
niveles jerárquicos semejantes: memorándum, circulares, juntas, etc.
C. Verbal. Se transmite
oralmente.
D. Escrita. Mediante ma
terial escrito o gráfico.
Requisitos de la
comunicación efectiva
Una buena comunicación
implica la existencia de los siguientes requisitos:
- Claridad. La comunicación debe ser clara; para ello, el lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirla, debe ser accesibles para quien va dirigida.
- Integridad. La comunicación debe servir como lazo integrador entre los miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento de la cooperación necesaria para la realización de los objetivos.
- Aprovechamiento de la organización informal. La comunicación es más efectiva cuando la administración utiliza la organización informal para suplir canales de información de la organización formal.
- Equilibrio. Todo plan de acción administrativo debe acompañarse del plan de comunicación para quienes resulten afectados.
- Moderación. La comunicación debe ser la estrictamente necesaria y lo más concisa posible, ya que el exceso de información puede accionar burocracia e ineficiencia.
- Difusión. Preferentemente, toda la comunicación formal de la empresa debe efectuarse por escrito y pasar solo a través de los canales estrictamente necesarios, evitando papeleo excesivo.
- Evaluación. Los sistemas y canales de comunicación deben revisarse y perfeccionarse periódicamente.
LIDERAZGO –
SUPERVISIÓN
La supervisión consiste
en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se
realicen adecuadamente. Este término se aplica por lo general a niveles
jerárquicos inferiores, aunque todo administrador, en mayor o menor grado, lleva
a cabo esta función; por esto, de acuerdo con el criterio personal de las autores,
se considera la supervisión, el liderazgo y los estilos de gerencia les, como sinónimos,
aunque referidos a diversos niveles jerárquicos.
El liderazgo, o
supervisión, es de gran importancia para la empresa, ya que mediante él se
imprime la dinámica necesaria a los recursos humanos, para que logren los objetivos.
En esta función confluyen todas las etapas de dirección anteriormente
estudiadas, y su importancia radica en que de una supervisión efectiva
dependerán:
-La productividad del
personal para lograr los objetivos.
-La disciplina de la
comunicación.
-La relación entre
jefe-subordinado.
-La corrección de
errores.
-La observancia de la
motivación y del marco formal de disciplina.
Por lo tanto, el
liderazgo está ligado con la supervisión y, de acuerdo con los diversos estilos
de liderazgo que existan en la empresa, variará el grado de eficiencia y
productividad dentro de la misma.