Definición del Organigrama
El organigrama puede
describirse como un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para
análisis teóricos y la acción practica.
Sobre su concepto,
existen diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes. Estas definiciones, arrancan de
las concepciones de Henri Fayol. Por ejemplo, un autor define el organigrama de la manera
siguiente:
"Una carta de
organización es un cuadro sintético que indica los aspectos importantes de una estructura de
organización, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los
canales de supervisión y la
autoridad relativa de cada empleado encargado de su función respectiva."
Otro autor expone su concepto de esta forma:
"El organigrama
constituye la expresión, bajo forma de documento de la estructura de una
organización, poniendo de
manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes componente."
Al analizar estas
definiciones observamos que cada una de ellas conserva la esencia del
mismo, y únicamente se
diferencian en su forma y en su especificación.
Un autor considera que
los organigramas son útiles instrumentos de organización y nos
revelan:
"La división de
funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad,
los canales formales de la
comunicación, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo
de empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos
puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma."
Según el concepto de
organigrama, este muestra:
- Un elemento (figuras)
- La estructura de la organización
- Los aspectos más importantes de la organización
- Las funciones
- Las relaciones entre las unidades estructurales
- Los puestos de mayor y aun los de menor importancia
- Las comunicaciones y sus vías
- Las vías de supervisión
- Los niveles y los estratos jerárquicos
- Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización
- Las unidades de categoría especial.
El organigrama tiene
alcances mayores y otros propósitos, por ejemplo, para relaciones
publicas, para formación
de personal, fiscalización e inspección de la organización, evaluación de la estructura,
reorganización, evaluación de cargos, entre otros.
FINALIDAD
Un organigrama posee
diversas funciones y finalidades. Un autor expone lo siguiente:
- Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.
- Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
- Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:
- Los cargos existentes en la compañía.
- Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
- Como la autoridad se le asigna a los mismos.
FUNCIONES
Para la ciencia de la
administración:
Sirve de asistencia y
orientación de todas las unidades administrativas de la empresa
al reflejar la estructura
organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.
Para el área de
organización y sistema:
Sirve para reflejar la
estructura así como velar por su permanente revisión y
actualización (en las
empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de
personal asume esta
función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de
los manuales de
organización.
Para el área de
administración de personal:
El analista de personal
requiere de este instrumento para los estudios de descripción y
análisis de cargos, los
planes de administración de sueldos y salarios y en general
como elemento de apoyo
para la implementación, seguimiento y actualización de todos
los sistemas de personal.
Y en forma general
sirve para:
- Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.
- Comunicar la estructura organizativa.
- Reflejar los cambios organizativos.
VENTAJAS
El uso de los
organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las
siguientes:
- Obliga a sus autores aclarar sus ideas.
- Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción.
- Muestra quién depende de quién.
- Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus
- puntos fuertes y débiles.
- Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.
- Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen.
- Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organización.
DESVENTAJAS
No obstante las múltiples
ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se
deben pasar por alto sus
principales defectos que son:
- Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información.
- No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, ésta en realidad no se puede someter a esta forma de medición. Además si se dibujaran las distintas líneas indicativas de relaciones informales y de canales de información, el organigrama se haría tan complejo que perdería su utilidad.
- Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organización es dinámica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos.
- Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.
CONTENIDO
Un organigrama puede
contener diversos datos, pero según el criterio de un autor, estos son sus principales
contenidos:
- Títulos de descripción condensada de las actividades. Esto incluye generalmente el nombre de la compañía y la actividad que se defina.
- Nombre del funcionario que formuló las cartas.
- Fecha de formulación.
- Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organización, etc.).
- Leyenda (explicación de líneas y símbolos especiales)
CLASES DE ORGANIGRAMAS
Según la forma como
muestran la estructura son:
- Analíticos: suministran información detallada. Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor.
- Generales: este tipo de organigramas se limita a las unidades de mayor importancia. Se les denominan generales por ser los más comunes.
- Suplementarios: se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en forma analítica o más detallada. Son complemento de los analíticos.
Según la forma y
disposición geométrica de los organigramas, estos pueden ser:
- Verticales (tipo clásico): Representa con toda facilidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades se desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en una graduación jerárquica descendente.
- Horizontales (De izquierda a derecha): Son una modalidad del organigrama vertical, porque representan las estructuras con una distribución de izquierda derecha. En este tipo de organigrama los nombres de las figuras se colocan en el dibujo sin recuadros, aunque pueden también colocarse las figuras geométricas.
- Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino líneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una línea sale en sentido vertical de una línea horizontal, muestra la autoridad de esta ultima.
- Organigrama circular o concéntrico: Los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos concéntricos en una distribución de adentro hacia a afuera. Este tipo de organigrama es recomendado por la practica de las relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinación que traducen los organigramas verticales.
CRITERIOS GENERALES PARA
SU ELABORACIÓN EN EL SECTOR PUBLICO
Por lo general, en este
ámbito, los cambios de estructura orgánica se derivan de una propuesta que puede partir de:
- El presidente de la república.
- El titular de la institución.
- Una dependencia globalizadora (institutos oficiales que tienen la facultad de dictar lineamientos de carácter normativo para todo un sector administrativo o de actividad).
- Una cabeza de sector (secretario de Estado responsable de la coordinación de las entidades paraestatales agrupadas en un sector de actividad).
- La autoridad administrativa de la institución.
- Un área específica de trabajo.
Mecánica
El procedimiento para
modificar estructuras de organización en esta instancia es muy
claro, ya que por su
naturaleza eminentemente jurídica se apega a las siguientes fases:
- Determinación del cambio específico a realizar.
- Justificación técnica.
- Fundamentación legal.
- Presentación de la propuesta de cambio.
- Análisis interno y/o ajuste.
- Integración del documento final.
- Autorización del titular de la institución.
- Envío de la propuesta a la secretaria de Hacienda y Crédito Público.
- En caso de aprobarse, se autoriza la modificación de la estructura.
- La validación de la propuesta se remite a la institución para su implantación.
Responsables
- Titular de la institución
- Gira instrucciones para que se efectúen las modificaciones a la estructura, y una vez realizadas las autoriza.
- Funcionario designado
- Persona a la que se le encomienda el seguimiento de los cambios propuestos.
- Responsable del área administrativa
- Funcionario que realiza los movimientos relativos a la reestructuración de unidades administrativas y puestos.
- Responsables del área jurídica
- Actualiza el reglamento interno y otras disposiciones jurídicas que inciden el funcionamiento de la institución.
- Responsable del área afectada
- La reestructuración de organigramas y funciones. En caso de existir una unidad de mejoramiento administrativo, ésta puede brindar soporte técnico al resto de los encargados de los cambios estructurales.
Fuentes de cambio
Por lo general, los
procesos de re estructuración en el sector público obedecen a directrices dictadas por
el titular del Ejecutivo Federal, de los secretarios de Estado o de los responsables de
las entidades para estatales, con base a aspectos tales como:
• Fusión, cancelación o
liquidación de instituciones.
• Cambio de adscripción
sectorial.
• Creación de
instituciones.
• Re agrupación o re direccionamiento de funciones.
• Cambio en las políticas
de gobierno.
CRITERIOS GENERALES PARA
SU ELABORACION EN EL SECTOR PRIVADO
La mayoría de las
organizaciones privadas llevan acabo revisiones más o menos periódicas de su estructura y métodos
de trabajo, las que traen como consecuencia modificaciones, las cuales pueden ser desde
simples variaciones en la distribución de cargas de trabajo hasta la preparación de una nueva
estructura administrativa.
Mecánica
Este aspecto depende de
la magnitud de los cambios organizacionales, del tipo de respuesta que debe de
darse en materia de tiempo, recursos y nivel técnico para su instrumentación.
Convencionalmente, los
cambios de esta naturaleza pueden agruparse en:
Básicos
Éstos implican ajuste a
operaciones, actividades o funciones en mínima medida, que pueden producir cambios
en el organigrama no más allá de nivel departamental o de oficina.
Sólo se necesita una
propuesta bien fundamentada y autorizada, que incluya la referencia funcional y de
la estructura orgánica que se afecta, así como las ventajas que el cambio reportará a
la organización.
De alcance medio
Estos cambios implican
variantes funcionales y estructurales que afectan a la organización hasta el
nivel gerencial.
En este caso se aplica el
procedimiento general para la elaboración y/o actualización de organigramas.
Globales
Estas modificaciones se
refieren a decisiones que cambian por completo la estructura de una organización, las
cuales varían de acuerdo con los recursos técnicos y económicos que se
destinen a este fin.
La decisión de llevar a
cabo una modificación estructural de esta magnitud conlleva la ejecución de un análisis
organizacional que si bien debe basarse en el procedimiento específico para la
elaboración de organigramas, también debe considerar la integración de variables
metodológicas de mayor alcance.
Responsables
- De cambios básicos
- Personal del área que hace la propuesta.
- De alcance medio
- Personal del área afectada, personal de otras áreas relacionadas con ella y personal técnico interno especializado en la materia.
- Globales
- Personal de todas las áreas de organización, apoyados en un cuerpo técnico y de decisión altamente calificado, el cual puede utilizar los servicios de consultores externos.
Política general
• Cambio del objeto de la
institución.
• Integración de nuevos
socios.
• Aumento del capital.
• Re estructuración de
funciones con motivo de la creación, desaparición o prescripción de unidades
administrativas.
• Tratados, convenios o
acuerdos nacionales e internacionales.