Definición Etimológica de la Palabra Administración
La palabra administración se forma a partir del prefijo "ad", hacia; y "ministratio", que a su vez proviene de "minister", palabra compuesta por "minus", comparativo de inferioridad, y el sufijo "ter", que sirve como término de comparación.
La etimología nos da la idea de que la administración se refiere a una función que se desarrolla bajo el mando de otro, de un servicio que se presta.
Sin embargo, la administración puede ser definida de diferentes maneras, como muchas otras áreas del conocimiento humano, pero es posible conceptualizar a los efectos de su fácil comprensión e incluir sus aspectos más importantes a través del análisis y la síntesis de diversos especialistas en la materia:
- Brook Adams. La capacidad de coordinar hábilmente muchas energías sociales, a menudo conflictivas, en un solo organismo, para que puedan funcionar como una sola unidad.
- Koontz & O'Donnell. La dirección de un organismo social, y su eficacia en la consecución de sus objetivos, basada en la capacidad de dirigir a sus miembros.
- George Terry. La administración consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo de otros.
- Henry Fayol. Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.
- Wilburg Jiménez Castro. En "La clave del éxito", partiendo de los conceptos anteriores, y haciendo uso de su fondo común, propone la siguiente definición: "El proceso de prever, planificar, organizar, integrar, dirigir y controlar el trabajo de los elementos de la organización y utilizar los recursos disponibles para alcanzar los objetivos preestablecidos. "
¿Cuál es la importancia de la administración?
Los mismos conceptos y propósitos analizados para la estructuración de una definición sobre la administración nos dan la pauta para determinar su importancia.
Las condiciones que prevalecen en la actual época de crisis, así como la necesidad de convivencia y trabajo en grupo, exigen una eficiente aplicación de esta disciplina que se verá reflejada en la productividad y eficiencia de la institución o empresa que la requiera.
Para demostrar lo anterior, se pueden tomar como base los siguientes hechos:
- La administración puede darse adonde exista un organismo social, y de acuerdo a su complejidad, será más necesaria.
- Un organismo social depende para su éxito de una buena administración, ya que sólo a través de ella es posible hacer un buen uso de los recursos materiales, humanos, etc. que tiene ese organismo.
- Es en las grandes empresas donde la función administrativa es más evidente. Por su magnitud y complejidad, la administración técnica o científica es imprescindible, sin ella no podrían actuar.
- Para las pequeñas y medianas empresas, la administración también es importante, porque al mejorarla, obtienen un mayor nivel de competitividad, ya que sus elementos están mejor coordinados: maquinaria, mano de obra, mercado, etc.
- El aumento de la productividad en el ámbito económico y social es siempre una fuente de preocupación, sin embargo, con una administración adecuada el panorama cambia, afectando no sólo a la empresa, sino a toda la sociedad.
- Para todos los países, la mejora de la calidad de la administración es un requisito imprescindible, ya que es necesario coordinar todos los elementos que intervienen en ella para crear las bases esenciales del desarrollo como son: la capitalización, la cualificación de sus trabajadores y empleados, etc.
¿Cuáles son las características de la administración?
Se ha indicado que la administración proporciona los principios básicos a través de cuya aplicación es factible lograr el éxito en la gestión de individuos organizados en un grupo formal que tiene objetivos comunes. Ahora es necesario añadir a estos conceptos las características de la administración:
- Universalidad El fenómeno administrativo se da dondequiera que exista un organismo social, porque siempre debe haber una coordinación sistemática de los medios. La administración se da por igual en el Estado, en el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una comunidad religiosa, etc.
- Especificidad Aunque la administración siempre va acompañada de otros fenómenos de distinta naturaleza, el elemento administrativo es específico y diferente de los que acompaña. Se puede ser un gran ingeniero de producción y un pésimo administrador.
- Unidad temporal. Aunque las etapas, las fases y los elementos del fenómeno administrativo son diferenciados, este es único y, por lo tanto, en todos los momentos del funcionamiento de una organización se están produciendo, en mayor o menor medida, todos o la mayoría de los elementos administrativos. Así, al hacer planes, no dejan de mandar, controlar, organizar, etc. Por ello, se puede decir que es un proceso interactivo y dinámico.
- Unidad jerárquica. Todos ellos tienen el carácter de jefes en un organismo social, participan en diferentes grados y modalidades de la misma administración. Así, en una organización forman un solo cuerpo administrativo desde el presidente hasta el último supervisor.