Definición de control empresarial
El proceso de control consta de cuatro etapas. Hasta ahora hemos comentado la planificación, la organización y la dirección, ahora es el turno de la última etapa de este proceso de gestión, llamada "control".
¿Qué es el control empresarial?
El control empresarial es un proceso de gestión estrechamente relacionado con la planificación. El control es la fase en la que se evalúan los resultados obtenidos en relación con lo planificado y se corrigen las desviaciones y los errores para la mejora continua.
Se puede definir de la siguiente manera La capacidad de controlar y comparar los resultados obtenidos con los resultados iniciales previstos. También garantiza que las acciones objetivo se realicen dentro de los límites de la estructura organizativa de acuerdo con el plan de organización.
Los Principios de Control
Equilibrio: En cada etapa de la delegación de autoridad, es necesario establecer un nivel apropiado de control. Además de delegar y compartir la autoridad, cuando se delega la autoridad, es necesario que existan mecanismos para verificar que las responsabilidades delegadas se estén cumpliendo e implementando.
Indicadores o patrones: Los indicadores o estándares de desempeño son los criterios con los que se evalúan los resultados. La efectividad de los controles está directamente relacionada con la precisión de los indicadores, ya que aseguran que los planes se implementen dentro de ciertos límites, se minimicen los errores y, en consecuencia, no se desperdicie tiempo y dinero.
Oportunidad: Los controles que no sean oportunos y no sirvan a su propósito no son válidos. Para ser efectivos, deben ser oportunos, implementados antes de que ocurran errores y motivados para tomar medidas correctivas lo antes posible. Es muy importante que los controles se implementen en el momento adecuado.
Sesgo: Las variaciones o sesgos que se produzcan con respecto al plan deben analizarse para detectar sus causas y tomar las medidas necesarias para evitarlas.
Accesibilidad: El sistema de control debe proteger los costos, que ascienden en tiempo y dinero, en términos de los beneficios concretos a reportar. Esto solo debe aplicarse cuando los costos estén justificados por los resultados esperados.
Excepciones: Se deben controlar las actividades especiales o representativas a fin de reducir el costo y el tiempo requerido para aplicarlas a funciones estratégicas. Las empresas deben utilizar las estadísticas como herramienta de control en casos excepcionales.
Funciones de control: La persona responsable de implementar el control no debe estar involucrada en la actividad a controlar. Las funciones de control no razonables deben incluirse en la función de control porque los controles pierden su eficiencia.
Herramientas y técnicas de control
El uso de diversas herramientas y técnicas de control es el sistema de control de una empresa u organización. Estas técnicas se aplican en toda la empresa, en todas las áreas funcionales, en todos los niveles, por ubicación, por actividad, por proceso, por departamento, por área, y generalmente para investigar desviaciones y medir el desempeño con el fin de determinar, a través de este paso, el acciones correctivas necesarias.
Algunos de los métodos de control son los siguientes
- Gestión o auditorías administrativas, internas, financieras, contables, externas, legales, operativas y de TI.
- Elaboración de informes y presentación de informes.
- Indicadores de gestión, productividad y desempeño.
- Contabilidad.
- Presupuestos.
- Ilustraciones
- Modelos matemáticos.
Estas son algunas de las preguntas que nos hacen con más frecuencia antes de decidir utilizar una herramienta o técnica de seguimiento.
- ¿Qué se va a medir?
- ¿Quién realizará la acción o el proceso?
- ¿Qué factores de control existen?
- ¿Existe una tasa de aceptación de errores?
- ¿Quién está interesado en el posible informe?
- ¿Qué se puede hacer con esta información?
Requisitos para un control adecuado:.
Para ser eficaz, un control debe tener una serie de requisitos y características
Simplicidad: Indica que el proceso es sencillo. Todo el mundo tiene que entender bien lo que significa.
Adaptabilidad: el sistema de control debe incorporar mecanismos que puedan adaptarse a las condiciones cambiantes del entorno.
Eficacia y eficiencia: las señales deben generarse lo más rápidamente posible en el momento adecuado y las acciones correctivas deben aplicarse en el momento adecuado para producir el efecto deseado.
Continuidad: Los controles deben funcionar sin regularidad.
Aceptación: los controles deben ser aceptados por todos.
Enfoque de los puntos estratégicos: las desviaciones deben gestionarse en las áreas más relevantes. Los controles son más eficaces cuando se aplican selectivamente a los puntos críticos.
Cuando existen estos requisitos, todos los miembros pueden entender fácilmente los controles como una forma de prevenir y corregir problemas.
Tipos de supervisión (Terry 1999: Libro "Principios de administración")
Controles preliminares: Controles que se aplican antes de que comience el proceso operativo. Esto incluye la creación de políticas, procedimientos y normas diseñadas para garantizar que las actividades planificadas se realicen correctamente. Ejemplo: si se fabrica un tejido, primero hay que comprobar la calidad del hilo entrante.
Control de concurrencia: Se aplican en la fase operativa. Se trata de las instrucciones, la vigilancia y la sincronización de las actividades que se producen para que el plan se ejecute de acuerdo con las condiciones requeridas. Ejemplo: Cuando se fabrica un producto químico, es necesario verificar la temperatura y la presión del sistema para asegurarse de que está en el estado adecuado.
Control de retroalimentación: Se centra en utilizar la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones. Ejemplo: Si después de la fabricación de un producto se comprueba que el porcentaje de humedad en comparación con el anterior (estándar) ha cambiado, es decir, se detecta un error, se le notificará inmediatamente para que se tomen las medidas correctoras oportunas.
Proceso de control:.
Establecer criterios de rendimiento: estos criterios se derivan de los objetivos fijados durante la planificación.
Medición de resultados específicos: Debe haber una forma económica y fiable de medir el rendimiento real o los resultados obtenidos.
Comparación de resultados: es la comparación del método real con la norma.
Adopción de medidas correctoras: si las desviaciones están dentro de los límites aceptables, no se introducen cambios, pero si se prevén desviaciones excesivas, es responsabilidad del gestor realizar los cambios pertinentes para conseguir los resultados.
Etapas del proceso de control de gestión
Este proceso es importante para las empresas porque libera tiempo y recursos que podrían utilizarse para otras tareas. Una empresa bien coordinada, con objetivos claros y tareas bien distribuidas, es una empresa mucho más eficiente. El sistema debe comenzar con el diseño y desarrollo de un plan, ya que el objetivo es analizar la situación de la empresa, definir objetivos a largo plazo y utilizar los datos para realizar mejoras.
Etapa 1: Decisiones y planificación
La primera fase es definir los objetivos que queremos alcanzar a corto, medio y largo plazo. También es en esta etapa que es necesario definir las reglas a aplicar, las estrategias para lograr estos objetivos y definir las herramientas. Finalmente, se vuelve más fácil desarrollar el plan estratégico que se debe seguir. Es recomendable seleccionar al gerente o responsable del proceso de control. También puede definir las variables de control. Esto le ayudará en la fase de medición.
Etapa 2: Organización de recursos
Esta es una de las fases más importantes del proceso de control de gestión. Una vez definidos los objetivos y definido el plan estratégico, es necesario definir los recursos financieros que se destinarán a su implementación. Este es también el momento de seleccionar el equipo de trabajo y a quién se asignarán las distintas tareas. Además, debe anticipar otras funciones que puedan ser necesarias, como programas informáticos o detección de riesgos. Por ejemplo, es posible que se requieran software de gestión administrativa o mejoras en algunas áreas. Es más fácil tener una imagen global real de la situación financiera de la empresa y analizar los ingresos, gastos y egresos. Toda esta información y planificación estratégica se pueden combinar en un solo documento. A continuación, se puede preparar un presupuesto detallado que mejor se adapte a nosotros.
Etapa 3: Implementación
Una vez definidos los recursos a asignar a cada fase del proceso de control de gestión, sujeto a la planificación estratégica, es el momento de implementar el sistema de gestión. Debe ser el controlador o líder del proyecto quien controle las tareas para asegurarse de que se lleven a cabo de manera efectiva. Esto lo equipará con todas las habilidades necesarias. Debe saber utilizar su inteligencia emocional, motivar a su equipo y tomar decisiones. Utilice métodos como la evaluación comparativa para pagar a los trabajadores en función de si están logrando los objetivos establecidos. Implementar un sistema de control interno.
Etapa 4: Medición y control
Una vez que la máquina ha sido puesta en funcionamiento, los resultados obtenidos deben medirse y compararse con los resultados u objetivos establecidos al principio y con las variables de control establecidas en la primera fase de control. Proceso de control. A partir de ahí, es necesario analizar las posibles desviaciones y sus causas. También se pueden medir los ingresos y gastos reales. Finalmente, en esta etapa, podemos ver dónde está la empresa y si estamos logrando los objetivos marcados.
Etapa 5: Correcciones y ajustes
Si se encuentran desviaciones perjudiciales, o si no estamos logrando nuestros objetivos establecidos, es hora de implementar medidas correctivas. También es útil revisar los objetivos para ver si continúan cumpliendo con su visión para el futuro o si, por otro lado, es necesario establecer nuevos objetivos. Si las desviaciones son muy obvias, puede ser útil comenzar de nuevo desde la fase del proceso de control de gestión y reelaborar el plan estratégico. De todos modos, cualquier tamaño o personalización nos ayudará en futuros proyectos que tengamos que realizar. Los resultados deben registrarse en el mismo documento.
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¿Cuáles son las áreas de gestión de la empresa?
1. Zona de producción: si estamos ante una empresa industrial, esa zona será donde se fabrican los productos. Además, si estamos frente a una empresa proveedora de servicios, esa zona es donde se prestan los servicios.
- Control de la producción
- Control de costes
- Gestión del tiempo de producción
- Gestión de inventarios
- Gestión de operaciones productivas
- Gestión del mantenimiento y la conservación
- Gestión de residuos
2. Región comercial: Es la región de la empresa responsable de la venta de productos y servicios.
- Gestión de ventas
- Gestión publicitaria
- Gestión de costes
3. Área financiera: Es el área de la empresa responsable de los recursos financieros como el capital, los cobros, los pagos y la tesorería.
- Gestión presupuestaria
- Gestión de costes
4. Área de Recursos Humanos: Es el área de la empresa responsable de la gestión del personal.
- Gestión de la puntualidad (asistencia, retrasos, absentismo...)
- Gestión salarial
- Gestión de permisos
¿Qué métodos se utilizan para una gestión adecuada?
En general, todos los métodos de planificación son métodos de control o métodos porque el objetivo está determinado, y un control adecuado depende de una planificación adecuada, y viceversa. Sin embargo, los métodos más utilizados son los siguientes:
- Método de la ventaja comercial
- Método de auditoría administrativa
- Método de análisis factorial