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Las Generalidades de la Organización

En su origen etimológico, el término organización procede de un neologismo latino, organisatio que había ya empleado la medicina desde el siglo XIV para designar el tipo de constitución o de generación de los cuerpos naturales y se encuentra ligado al concepto de organum. Pero el término no se difunde hasta el siglo XVIII sobre todo en relación con las ciencias biológicas. La comprensión del todo social como cuerpo (orgánico) es ciertamente antiquísima, y en el mismo Nuevo Testamento interpreta la comunidad eclesial como cuerpo místico (con el Cristo resucitado como cabeza y con los creyentes como miembros). Esta comprensión connotaba además la afirmación de un orden de jerarquía total. Es después del Renacimiento cuando se inicia la interpretación de los cuerpos orgánicos como mecanismos o máquinas. A esta interpretación se referirán luego los autores que tratan de la política (organización de la sociedad).

Muchos investigadores y especialistas han señalado las transformaciones y acontecimientos, que suceden de forma acelerada y contribuyen a la creación de una nueva sociedad, una sociedad que requiere de nuevos saberes, enfoques, tecnologías y nuevos planteamientos para gestionar cualquier tipo de actividad que se desarrolle dentro y fuera de la organización. Ante esta realidad, ha surgido un nuevo enfoque dentro de la gerencia de las organizaciones que sitúa al individuo como centro rector de la organización, como principal activo en cuya información, conocimiento y experiencia se sustenta para aumentar su capacidad competitiva y el perfeccionamiento de sus resultados.

Las barreras que se presentan en la organización producen una serie de obstáculos, que impiden la buena marcha de los procesos en la organización, donde la gerencia debe cerciorarse de que los esfuerzos que se realizando como un todo integrado conlleven a establecer ambientes estables y seguros que ofrezcan apoyo, alcanzar capacitación adecuada, buena supervisión, medición del desempeño con justicia, trato digno, etc. Además debe existir una percepción clara de las barreras de parte de la gerencia. Cuando todos estos elementos se conjugan inciden en el mejoramiento de la Calidad de Vida en el Trabajo y por ende en una mayor satisfacción laboral, por otra parte, incrementar el comprometimiento de la gerencia en el logro de los objetivos de la organización. Para lo cual la gerencia debe estar preparada para enfrentar todos los asuntos de la organización y lograr el mejoramiento incesante del sistema en general. Según Chiavenato (1994:123):

La esencia del problema es que los individuos y las organizaciones se atraigan y seleccionen mutuamente, en el sentido, de que los primeros encuentren las organizaciones más adecuadas a sus necesidades y objetivos personales, y por su parte, las organizaciones encuentren a las personas más adecuadas a sus expectativas. Partiendo de esta base, y tras un periodo de gradual acomodación y ajuste recíproco entre los individuos y la organización, se persigue que los individuos se desarrollen profesional, personal y socialmente en el seno de las organizaciones, así como que las organizaciones contribuyan al desarrollo de los individuos, al tratar de alcanzar los objetivos organizacionales. De este modo, la relación individuo-organización pasaría por tres fases: elección recíproca, adaptación mutua y desarrollo recíproco.

El objetivo de una organización sólo es preservado si llega a traducirse en decisiones, si las diversas actividades de los miembros se orientan permanentemente hacia el mismo objetivo, y si la organización se autoexamina para determinar si su actuación se corresponde con dicho objetivo. (Mayntz, 1996:25).

Regularmente, los objetivos cambian en respuesta a los intereses y motivaciones de los miembros y están en constante adaptación al entorno social en el cual se recrean. Esto último no significa que la organización esté determinada por fenómenos y circunstancias sociales que le son exteriores, sino que la organización dentro de la complejidad social es producto y a su vez es productora de lo social, esto es, la organización en intergénesis con los intereses y motivaciones individuales que la constituyen cuenta con un inmenso potencial para crear y recrear a la sociedad, al tiempo que se define y redefine en el transcurrir y en los vaivenes de esta. Si bien, la organización tiene contenida en sus principios, en su constitución y en su dinámica a la totalidad social, no sostenemos que la sociedad sea sólo la suma de organizaciones ni de individuos actuando intencional y organizadamente. La sociedad es algo más que eso.

Conocer y precisar acerca de lo que sucede en la organización, cual es su ambiente de trabajo, como se sienten los trabajadores, que áreas al mejorar podrían causar un mejor impacto en la organización, son los componentes esenciales de un diagnóstico que permita identificar claramente la Calidad de Vida en el Trabajo de su organización, la imagen corporativa del cliente interno, es decir, sus empleados, así como también identificar áreas con prioridad de cambio que generarán un mayor impacto en la organización e incrementarán la productividad de la misma, lo cual traerá como consecuencia comprobar y consolidar puntos claves de mejoramiento, que involucran elementos estructurales y proyectos formativos.

En este orden de ideas, Nonaka y Takenchi (1996), en su libro titulado la organización que crea conocimiento, desarrollan una teoría sobre el éxito japonés centrado en el proceso de crear conocimientos, especialmente nuevos productos, ideas y diseños. Este nuevo paradigma incluye dos aspectos importantes: las estructuras convencionales y las estructuras suaves o humanas, para lo cual se requiere una capacidad de abstracción, imaginación y sensibilidad humana de parte de los dirigentes.

Frente a este esquema, ha surgido en los últimos años un nuevo modelo de organización, es decir, una nueva tendencia en la organización y de gerencia de la organización. La prioridad ofrecida a la Calidad de Vida en el Trabajo hace que el talento humano sea decisivo y surja una nueva lógica de organización. Dentro de este marco es fundamental la ingerencia del trabajador en las funciones de la organización. Emergen nuevos sistemas participativos o formas de expresión de los trabajadores a partir de la creación de círculos de calidad, equipos de trabajo, grupos de corrección, etcétera.

Surge el dominio de la tecnología de la información como un elemento importante para implementar la administración integral porque conlleva a la existencia de organizaciones que aprenden, denominadas organizaciones inteligentes, en donde su impacto más significativo, no sólo está dirigido a la elaboración de nuevos productos, sino en el rediseño organizacional como estructura del poder y renovación del conocimiento en el cual se deben lograr los objetivos propuestos. (Aguilar, 1998).

La gerencia como una disciplina académica es considerada como un proceso. Cuando la gerencia es vista como un proceso, puede ser analizada y descrita en términos de varias funciones fundamentales. Al discutir el proceso gerencial es conveniente describir y estudiar cada función del proceso separadamente. Como resultado, podría parecer que el proceso gerencial es una serie de funciones separadas, cada una de ellas encajadas ajustadamente en un compartimiento aparte. Esto no es así aunque el proceso, para que pueda ser bien entendido, deberá ser subdividido, y cada parte componente discutida separadamente. En la práctica, un gerente puede ejecutar simultáneamente, o al menos en forma continuada, todas o algunas de las siguientes cuatro funciones: planeamiento, organización, dirección y control.

El enfoque de una organización desde el punto de vista sistémico hace necesario identificar sus recursos fundamentales. De los que Chiavenatto (2003), señala cinco:

  • Recursos materiales de producción: conformado por los edificios, fábricas, maquinaria, equipos, materiales, instalaciones, materias primas, así como por el proceso productivo y la tecnología.
  • Recursos financieros: constituidos por el capital, la facturación, las inversiones, préstamos, financiación y crédito. Así como también los aspectos contables y presupuéstales, tesorería y valoraciones bancarias.
  • Recursos de mercadotecnia: nombrados, en ocasiones recursos comerciales, incluyen en su consideración más amplia las ventas, la promoción, propaganda, distribución, la asistencia técnica, las relaciones con el mercado y la investigación de mercadeo.
  • Recursos administrativos: que integran las distintas partes y elementos de la organización en sí, así como la de integración ésta a su entorno, incluye todos los subsistemas de toma de decisiones y de comando de la organización.
  • Recursos humanos: que incluyen a todos los miembros de la organización, en todos sus niveles y subsistemas.

Antecedentes de la Organización

La administración científica se centraba especialmente en la especialización y eficiencia de las tareas en estructuras tradicionales de organización. A medida que esta estructura fue evolucionando, se buscaba una división plena de las tareas, buscando sobretodo la eficiencia, reduciendo costos y usando una mano de obra no calificada que puede capacitarse en corto tiempo para el desempeño del trabajo. Lo que se hacia o no era definido por las jerarquías al mando del personal técnico. Esta estructura presenta muchas dificultades, dejaba de lado una adecuada cálida de vida en el trabajo, se notaron ausentismos, aburrimientos por las tareas repetitivas, rotación de personal y la calidad sufrió un descenso. Ante esta situación los directivos actuaron con rigidez en las labores de control y supervisión, la organización se hizo más rígida, esto llevo a que la organización entre en un proceso de deshumanización del trabajo, ante esto el deseo de trabajar declina ante esto y luego de un profundo análisis para la resolución de los problemas, los directivos optaron por rediseñar los empleos y reestructuras las organizaciones creando un ambiente propicio y adecuado para los trabajadores, en otras palabras, mejorar la Calidad de Vida en el Trabajo.

Durante el pasado Siglo XX, el pensamiento de Taylor, así como el modelo burocrático de Weber, fueron las pautas que influyeron en la administración de las organizaciones de la época, llevando a negociar con parámetros de la gestión funcional, racionalista y fragmentaria, con el fin de alcanzar la maximización de la eficiencia, la productividad y rentabilidad en desmedro del desarrollo integral de las organizaciones de aquel momento.

Es importante destacar que este paradigma adolecía de graves deficiencias, por lo que se hizo imprescindible la creación de otro, que involucren no sólo las organizaciones como unidades complejas que surgen como una necesidad de flexibilizar la desburocratización, evitando la resistencia al cambio y ordenando la innovación a reconocer las estructuras orgánicas como las más exitosas e innovativas. Sin embargo, hay que señalar sus debilidades, tales como: la estandarización de los procesos, la resistencia al cambio, la baja calidad del producto, la insatisfacción en el trabajo, la pérdida de motivación y la fragmentación de las tareas.

En un marco de referencia a la teoría cibernética, definen la organización como: un sistema abierto, en los que el input de energía y la conversión del output en posteriores inputs energéticos consiste en transacciones entre la organización y su entorno. Esos sistemas articulan otros diferenciados según funciones y coordinados, y se realizan a través de un sistema de roles. Una organización humana constituye una estructura artificial, con propiedades únicas, una estructura que consiste en actos o eventos más que de componentes físicos invariables. (Katz, 1986).

Teoría General de la Organización

Las teorías administrativas que se han orientado a estudiar la gerencia y la organización son:

  • Entre los años 1900 al 1930 aparecen las teorías siguientes: la científica o tradicional de Frederick Taylor padre de los tiempos y movimientos que presenta racionalización del trabajo en el nivel operacional, la clásica de Henry Fayol expositor de los principios de administración, la burocrática de Max Weber quien presentó la organización formal-burocrática-racionalidad organizacional.
  • Entre 1930 y 1950 se presenta la teoría de las relaciones humanas que se refiere al comportamiento organizacional y desarrollo organizacional, sus principales exponentes son: Elton Mayo, Abraham Maslow, Douglas McGregor, Rensis Linkert y Víctor Vroom, entre otros.
  • Entre 1950 y 1970 emerge la escuela de sistemas y de contingencia de Víctor Bertanlaffy donde se refiere al ambiente y la tecnología,
  • A partir de la década de los etentas, se incrementa el pensamiento hacia el nuevo concepto de las relaciones humanas, especialmente en los países orientales, el cual además de tomar muy en cuenta el hombre, la organización y su entorno, ahora se adentra en todos los aspectos de calidad, el trabajo, las relaciones laborales, etc. Éstas nuevas teorías buscan la excelencia en toda la organización, como se puede observar en la teoría Z de W. Ouchi, calidad total de E. Demimg, excelencia de T. Peters, la gerencia estratégica de Fred Davis e inteligencia emocional de R. Cooper, entre otros.

Las diversas escuelas antes mencionadas nos permiten tener una visión amplia tanto de la gerencia como de la organización, donde se puede observar que al principio se gerenció sobre la base de los procesos internos de la organización cuya finalidad era mejorar o incrementar la productividad a través de la planificación, hechos concebidos basándose en los principios tradicionales aportados por Fayol como son: previsión, dirección, planificación, control coordinación y jerarquización. A partir de las series de cuestionamientos presentados por la situación antes presentada se presenta la teoría de las relaciones humanas cuyo factor principal es el humano, sus motivaciones y necesidades, sin embargo una de las críticas a ésta teoría es que no toma en cuenta el entorno, luego se incremento presentándose con opciones tales como: la motivación en grupo, el desarrollo organizacional, comportamiento y las diferentes teorías de la motivación. Luego los nuevos paradigmas gerenciales se han desarrollado basándose en el estudio de la organización de manera global, donde se toman en cuenta las amenazas y oportunidades externas y su comparación con las fortalezas y debilidades internas de la organización de manera que transcienda la motivación, la productividad y el crecimiento.

El funcionamiento interior contra el exterior, este dilema se enfrenta, en el entendido que las organizaciones se desarrollan en un contexto amplio. En consecuencia actúan no actúan individualmente, sino en interacción con su medio ambiente para mantenerse en el mundo turbulento de hoy. Este mismo desarrollo ambiental ha creado una situación que es difícil de estabilizar. Ésta estabilización no puede hacerse ya por medio de las organizaciones individuales mismas. (Ansoff, 1992:34).

Dichas teorías de administración tienen por objetivo el logro del orden y del progreso social, la integración y la cohesión social, la satisfacción de las necesidades sociales y la reproducción estructural y cultural de la sociedad. Para alcanzar dichos objetivos de manera eficiente y eficaz, las teorías positivistas de administración enfatizan el orden y el equilibrio y tienden a ser realistas y racionalistas, constituyendo el llamado paradigma tradicional que ha prevalecido en la investigación y la práctica de la gestión de la organización.

Conceptos de Organización

Las organizaciones son altamente complejas. Están llenas de estructuras, normas de comportamiento, vías de comunicación, estándares y responsabilidades. Sin embargo, toda esta complejidad se obtiene mediante un proceso de organización que exalta la necesidad individual de crear. Estos patrones simples de comportamiento no son negociables y no pueden ignorarse. Sin embargo, cómo son interpretados depende de la circunstancia inmediata y de los individuos que se encuentren en esa circunstancia. Cada uno es responsable de los patrones, pero cada uno es libre de comprometer su creatividad para descifrar lo que esos patrones significan. Este proceso de organización realza la libertad individual, compromete la creatividad e individualidad, y sin embargo, logra simultáneamente una organización coherente y metódica.

Katz y Kahn (1986:18), en un marco de referencia a la teoría cibernética, definen la organización como: “un sistema abierto, en los que el input de energía y la conversión del output en posteriores inputs energéticos consiste en transacciones entre la organización y su entorno”. Esos sistemas articulan otros diferenciados según funciones y coordinados, y se realizan a través de un sistema de roles. Una organización humana constituye una estructura artificial, con propiedades únicas, una estructura que consiste en actos o eventos más que de componentes físicos invariables.

De acuerdo a Ansoff (1992), el propósito o misión de una empresa conceptualizada como un sistema social, debiera ser servir a los propósitos de sus partes y a los del sistema más grande de la cuál forma parte. Debe facultar a sus partes y a sus sistemas que lo contienen, para que hagan cosas que de otra manera no podrían hacer. Faculta a sus partes para participar directa o indirectamente en la selección de los medios y de los fines disponibles para las partes y esto, a su vez, aumenta la variedad de comportamientos disponibles para ellos. Todo esto es la esencia de la democracia.

Abrahamsson (1993:54) define las organizaciones como estructuras configuradas según un plan diseñado por una persona, grupo, o clase con el deliberado y expreso propósito de conseguir ciertos objetivos, objetivos dentro de los intereses del mandator, y a con frecuencia opuestos a otros intereses. La organización es empleada como recurso por distintos agentes como medio para realizar esfuerzos racionales y planificados. La razón de su existencia es la realización de un trabajo, o de un proceso de producción (material o inmaterial).

Este uso racional de este recurso es limitado por factores económicos, técnicos y políticos que delimitan el marco de la acción racional, el horizonte o área en que son relevantes los motivos de la conducta.

La teoría instrumental de Abrahamson de la organización se enfrenta con tres problemas mayores:

  • Cómo puede hacerse más eficiente la organización
  • Cómo puede ser más representativa
  • Cómo sus actividades podrán satisfacer intereses y conseguir objetivos del mandator.

“Una organización es un grupo humano compuesto de especialistas que trabajan juntos en una tarea común, que siempre es especializada, definida por su tarea”. (Drucker, 1999:54).
La organización crea internamente un ambiente de trabajo favorable, estimulante, seguro, creativo, no discriminatorio y/o participativo en el que todos sus miembros interactúan bajo bases justas de integridad y respeto que propician su desarrollo humano y profesional contribuyendo a que alcancen una mejor calidad de vida. Recibe por ello beneficios como: la eficiencia y la responsabilidad individual y colectiva; un balance de vida personal y laboral; el impacto positivo en la productividad, relaciones obrero-patronales y la percepción de la empresa como altamente, humana y socialmente responsable.

En las organizaciones se manifiestan múltiples racionalidades, entre las que podemos mencionar:

  • Ideológicas, instituidas para legitimar los intereses sectoriales de los grupos hegemónicos y determinante de las relaciones largas de poderes (presentes en la sociedad y mediatizados por la vigencia de tales ideologías).
  • Política, instituyente de las relaciones cortas de poder, específicas de la organización, atravesadas y sobredeterminadas por las relaciones largas que imperan en la sociedad.
  • Social, fundante para la concepción del rol de la organización en su contexto social más amplio.
  • Económica, expresada generalmente en términos de análisis costo beneficio.
  • Afectiva, que surge de la condición humana de los participantes.
  • Tecnológica, basada en las herramientas y los modos de transformación que la organización emplea para gestar sus productos y servicios.
  • Estructural, determinante de las formas que adopta la organización para cumplir con sus propósitos básicos.
  • Normativa, que explica las decisiones y las acciones en función del cumplimiento de las normas vigentes, explicitas e implícitas.
  • Ambiental o ecológica, relativa a la concepción de la relación con el medio ambiente.
  • Tradicional, indicativa de la eficacia causal para las decisiones de la historia y la tradición.
  • Hedónica, determinada y determinante de la búsqueda de placer por parte de los integrantes a través de su participación en la organización. (Schvarstein, 1998).

En función del contexto social, de las identidades esquemas y construcción de la organización, su historia y sus circunstancias presentes, y también de las características de sus integrantes, alguna de estas racionalidades tenderá a erigirse en dominante de las otras. (Schvarstein, 1998).

Responsabilidad Social de la Organización

La organización se convierte en un sistema social; es decir, en un sistema con propósitos propios, que está hecho de partes con propósitos propios y que forma parte de sistemas más grandes que también tienen propósitos propios; estos sistemas de mayor tamaño incluyen otros sistemas que tienen propósitos propios (Ackoff, 1994), como pudieran ser otras empresas, universidades, centros de investigación científica y tecnológica, gobiernos de distintos alcances, etc. Un concepto que se usa cada vez más y que ejemplifica la importancia de considerar formalmente estos suprasistemas es el de los clusters (Porter, 1990). En lenguaje de ingeniería de sistemas, diríamos que los sistemas sociales son un ejemplo de sistemas anidados; es decir, de sistemas dentro de sistemas, a varios niveles.
“Una organización es plenamente responsable de su impacto en la comunidad y la sociedad. Sin embargo, es irresponsable el hecho de que una organización acepte y, más aún, que busque responsabilidades que perjudiquen seriamente su capacidad de desempeñar su principal tarea y misión”. (Drucker, 1999:113).

El control social de la gestión de gobierno no es otra cosa que el derecho legítimo de los ciudadanos a exigir resultados concretos y cuentas claras a sus gobernantes. Pero además, el control social de las administraciones gubernamentales también supone impedir las instituciones estadales para fines privados o intereses particulares de quienes ejercen la función de gobierno. Por otra parte, la contraloría social representa una innovación frente a los controles clásicos gubernamentales y, parte del principio, de que el Estado y sus instituciones son ineludiblemente responsables ante la sociedad. Pero por encima de todo, esta modalidad de participación puede constituirse en un autentico evento de protagonismo ciudadano.

Para poder liderar el cambio social que se traduzca en equidad y sostenibilidad, un buen gerente social recurre a prácticas y enfoques centrales: tales como la formación de políticas, la participación ciudadana, la gerencia de redes entre organismos públicos y de la sociedad civil, la reflexión estratégica, la construcción de escenarios y la creación de valor público. Por otra parte, la existencia de un tipo u otro de relaciones laborales no es neutra. En su conformación influyen las concepciones políticas, económicas, sociales y culturales de los actores. Por nombrar sólo algunas características, las relaciones entre empleadores y trabajadores pueden ser en distintos grados, autoritarias o participativas. Pueden tener un carácter predominantemente tecnocrático o incluir dimensiones sociales. Pueden ser modernas, es decir, basadas en una racionalidad instrumental y normativa, o tradicionales, basadas en ideologías o prejuicios. Pueden ser adecuadas al momento de desarrollo de la economía y la sociedad, o presentar una cierta disfunción a ese desarrollo. Pueden mostrar diversos niveles de eficacia en logros económicos y sociales. Pueden también tener diferentes grados de legitimidad de acuerdo a los intereses de los actores; ser consensuales o motivo de controversia.

Hay cinco categorías o dimensiones o sinergias relacionadas a las experiencias trascendentales que la gente tiene en las organizaciones:

  • Lo económico, que tiene que ver con administrar recursos, utilizarlos sabiamente, lograr ganancias, reducir costos y estar conscientes de la importancia de esos recursos.
  • Lo técnico, que tiene que ver con la manera en que se hace el trabajo.
  • El apoyo, que significa la ayuda, impacto, trabajo en equipo, comunicación, solidaridad y colaboración que la gente despliega entre ellos mismos.
  • Lo adaptativo, que apunta a todas las cosas que la organización hace para constituirse en una buena ciudadana y agregar valor a la comunidad y al ambiente.
  • Lo trascendente, que se refiere a todos los actos para crear significado para la gente, los cuales crean gran satisfacción a la conciencia y a los sentimientos humanos. (Betancourt, 2002).

La existencia de un sistema social implica que el entorno organizacional se caracteriza por cambios dinámicos más que por un conjunto estático de relaciones, como lo haría pensar un organigrama. Todas las partes del sistema son interdependientes y están sujetas a la influencia de las demás. Para una mejor comprensión de los sistemas sociales y la solución de problemas de comportamiento organizacional se analizan algunos aspectos del mismo:

  • Intereses Mutuos: las organizaciones necesitan de las personas, y las personas necesitan de las organizaciones. Los administradores necesitan de sus empleados para cumplir los objetivos de la organización; los individuos necesitan de las organizaciones para cumplir sus objetivos personales. En ausencia de la mutualidad de intereses, carece de sentido pretender la congregación de un grupo y el desarrollo de la cooperación, ya que no existe una base común de la cual partir. Los intereses mutuos constituyen una meta suprema, que sólo puede alcanzarse mediante los esfuerzos integrados de los individuos y los empleadores.
  • Ética: para tener éxito las organizaciones deben tratar éticamente a sus colaboradores. Cada vez un mayor número de empresas reconocen esta necesidad, a la que están respondiendo con diversos programas destinados a garantizar que administradores y colaboradores por igual adopten una norma más elevada de desempeño ético, impartido, definido modelos positivos a seguir e instaurando procedimientos internos para el manejo de faltas morales.
  • Valor de las personas: los individuos merecen un trato distinto al que se da a otros factores de producción (tierra, capital, tecnología), ya que su importancia en el universo es de orden mayor. A causa de la distinción, desean ser tratados con atención, respeto y dignidad, lo que demandan en medida cada vez mayor de sus empleadores. Se niegan a seguir aceptando la antigua idea de ser simplemente instrumentos económicos. Desean que se les valore por sus habilidades y capacidades y que se les den oportunidades de desarrollo.
  • Deseo de Involucrarse: la gente desea sentirse satisfecha de sí misma. Este deseo se manifiesta en su impulso hacia la eficacia personal, o la certeza de que poseen las capacidades necesarias para desempeñar una tarea, cumplir las expectativas puestas en determinadas funciones, realizar una contribución significativa o enfrentar exitosa mente una situación difícil. En la actualidad muchos empleados buscan efectivamente oportunidades para involucrarse en decisiones importantes de trabajo a fin de contribuir con su talento e ideas al éxito de la organización. Ansían disponer de la posibilidad de compartir sus conocimientos y obtener enseñanzas d sus experiencias. Las organizaciones deben ofrecer oportunidades de significativo involucra miento, práctica que resultará en beneficios mutuos para ambas partes.

El resultado de la responsabilidad social es también inherente en la sociedad de organizaciones. La organización moderna tiene y debe tener mucho poder social. Necesita poder tomar decisiones sobre las personas: ¿a quién contratar, a quién despedir, a quién promover? Se necesita establecer reglas y la disciplina necesaria para obtener resultados. El poder de las organizaciones puede ser restringido por el poder político ejercido por organizaciones de individuos más que por autoridades políticas y al menos que el poder esté balanceado por la responsabilidad, este se vuelve tiranía. Además, el poder sin responsabilidad siempre degenera se vuelve inoperante. Por ello, la demanda de organizaciones socialmente responsable no ha desaparecido, sino aumentado. (Drucker, 1999).

Cabe señalar que la inversión extranjera, cuando contribuye a la estabilidad económica e institucional de las naciones donde operan, puede ser un elemento esencial para promover el desarrollo. Más allá, no se puede olvidar que las empresas inversoras se guían por la lógica del mercado, por tanto, en palabras de un funcionario de un organismo internacional, es necesario encuadrar la cuestión desde un punto de vista más general, que atañe también a las políticas públicas. Entonces, se debería establecer un principio de responsabilidad compartida entre los gobiernos locales, las empresas extranjeras y los gobiernos de los Estados de origen de las inversiones, a fin de procurar que las empresas de las distintas nacionalidades y las locales respeten las reglas de protección del entorno social y ambiental y de los derechos de los consumidores locales.

Los principios que sustentan a la Responsabilidad Social de la Organización. Esta actuación responsable surge del conocimiento y profundización continua de los principios básicos del orden social siguientes:

  • Respeto a la dignidad de la persona y fomento de su desarrollo integral.
  • Solidaridad hacia los menos favorecidos y subsidiariedad en el interacción para buscar continuamente la creación de condiciones y oportunidades que favorezcan mejor calidad de vida.
  • Contribución constante al bien común.
  • Corresponsabilidad.
  • La ética empresarial: Transparencia, honestidad y legalidad en la gestión de los procesos y actividades.
  • Justicia y equidad.

Por lo tanto, cada organización, abarcando la castrense, necesariamente debido a la responsabilidad social en un ambiente de cambios constante, debe arrogarse la mencionada responsabilidad sobre el impacto sobre su contexto, entre los que podemos mencionar: la comunidad, la sociedad, el ambiente, los empleados, el ambiente, cosa o cualquier aspecto o persona que afecta. Por otra parte, la organización tiene que captar a las personas, mantenerlas, reconocerlas y recompensarlas, tienen que motivarlas, servirlas y satisfacerlas.

Gerencia Organizacional

Durante los últimos años la literatura de gerencia y la práctica concreta en las organizaciones ha empezado a explotar en materia de múltiples aplicaciones fundamentadas en la ciencia de la complejidad. En estos días las ideas de los sistemas complejos resultan muy atractivas a las organizaciones y sus líderes, debido a que este cuerpo de conocimientos está haciendo un portentoso caso de que es posible tener sistemas efectivos, aún en un mundo en el cual es difícil predecir las cosas, y aún en un mundo que no hace mucho sentido por lo menos desde una perspectiva tradicional.

La gerencia debe fomentar una gestión organizacional con un criterio de desarrollo social y buscar desarrollo social apoyado en criterios gerenciales; comparte la necesidad de generar un vínculo activo, organizado y en relación recíproca con el ambiente, procurando como tales el mejoramiento de la Calidad de Vida en el Trabajo de los individuos. A fin de establecerlo es necesario asumir en su trabajo las siguientes características:

  • Interrelación de los factores: humano, técnico, físico y económico; en procesos dinámicos, eficaces y eficientes para lograr resultados positivos y efectivos en la población.
  • La gerencia interorganizacional, de las uniones o alianzas estratégicas con otras organizaciones para complementarse.
  • Relación con el Estado y con el sector privado a través de enfoques estratégicos claros, flexibles, efectivos y equitativos.
  • Enfoque en el mejoramiento conjunto de la Calidad de Vida en el Trabajo, en virtud de procesos de facilitación, liderazgo y de enseñanza-aprendizaje sin limitaciones espaciales, temporales o personales.
  • La gerencia intersectorial, de concertación prospectiva con el Estado y con las organizaciones de todos los sectores y de éstos con la comunidad.
  • Una gerencia hacia adentro de las labores, los procesos, la motivación y el fortalecimiento.

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La Ética y Responsabilidad Social en una Empresa

La ética es el estudio del comportamiento humano, sus normas, obligaciones y derechos relacionados con la sociedad en la que se produce, e indica lo que "debe" o "no debe" hacerse en una sociedad concreta.

Harlod Koontz establece las siguientes aplicaciones y distinciones con respecto al concepto de ética

Ética personal: se refiere a las normas por las que un individuo conduce su vida personal.

Ética contable: se refiere a las normas que guían el comportamiento profesional de los contables.

Ética empresarial: tiene que ver con la verdad y la justicia y tiene muchos aspectos, como las expectativas sociales, la competencia leal, la publicidad, las relaciones públicas, la responsabilidad social, la autonomía del consumidor y el comportamiento empresarial. empresas tanto en su país de origen como en el extranjero.

El comportamiento ético es lo que la sociedad reconoce como "correcto" o "bueno" en referencia a las normas morales vigentes.

Sin embargo, la responsabilidad social es la obligación de la empresa de realizar acciones que sirvan tanto a los intereses de la empresa como a la sociedad afectada por sus actividades. En otras palabras, es una consideración seria del impacto de las acciones empresariales en la sociedad.

Existen dos perspectivas sobre la responsabilidad social de una organización. El clásico y muestra que la única responsabilidad social de la administración pública es maximizar el beneficio de la empresa. Y la socioeconomía, que sostiene que la responsabilidad social del gobierno va más allá de la obtención de beneficios, buscando la protección y la mejora del bienestar general de la sociedad.


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Los manuales administrativos

Concepto :
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, entre otras.) como las instrucciones y lineamientos para que desempeñe mejor su tarea.

Importancia

Los Manuales constituyen una de las herramientas más utilizadas por las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas, son indispensables debido a la complejidad de sus estructuras, el volumen de sus operaciones, los recursos que se les asignan, la demanda de productos, servicios o ambos y la adopción de tecnologías avanzada para atender adecuadamente la dinámica organizacional.

Deben distribuirse completos a todos los gerentes, ya que el conocimiento que todos tengan de este, contribuye con una buena comunicación entre todos los empleados de la organización, en consecuencia, son fundamentalmente un instrumento de comunicación. Si bien existen distintos tipos de manuales podemos definirlos como un cuerpo sistemático, que contiene:

  • La descripción de las actividades que deben se  desarrolladas por los miembros de la organización
  • Los procedimientos a través de los cuales esas  Actividades son cumplidas.

Ventajas

Ventajas de la disposición y Uso de Manuales

Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización, elementos éstos que  por otro lado sería difícil reunir.

La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones  o criterios personales del funcionario actuante en cada momento sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.

Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel  alcanza la decisión o ejecución.

Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan la formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.

Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema.

Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo.
Facilitan el control por parte de los supervisores   de las tareas delegadas al existir un instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados.

Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido.

Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.

Ubican la participación de cada Componente de la organización en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.

Constituyen un elemento que posibilita la evaluación objetiva de la actuación de cada empleado a través del cotejo entre su asignación de responsabilidades según el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.

Permiten la determinación de los estándares más efectivos, ya que estos se basan en procedimientos homogéneos y metódicos.

Desventajas.

Existe un costo en su redacción y confección que, indudablemente, debe afrontarse.

Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad.

No incorporan los elementos propios de la organización informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida en lo  manuales.

Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que sean útiles y suficientemente flexibles.

Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un número reducido de personas y, por lo tanto, la comunicación es muy fluida y el volumen de tareas reducido.

CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS  POR SU CONTENIDO O APLICACIÓN

Comúnmente en las organizaciones empresariales se elaboran los siguientes manuales de aplicación:

A.- Manual de Organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

B.- Manual de Políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer a la organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:

  • Agilizar el proceso de toma de decisiones
  • Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
  • Servir de base para una constante y efectiva revisión.
Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, entre otras.

C.- Manual de procedimientos y normas: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.

D.- Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre la organización: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización.

F.- Manual de Propósito múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de “políticas y procedimientos”, el de “historia y organización”, en sí consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones

Estos manuales satisfacen distintos tipos de necesidades, en tanto constituyen un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas

En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o instrucciones se transmiten a través de comunicados internos. Si bien el propósito de transmitir información se cumple por medio de estos últimos instrumentos, no se logra el objetivo de que constituyan un cuerpo orgánico, por lo que resultará difícil en un momento dado conocer cuál es el total de esas disposiciones registradas a través  de comunicados aislados. A continuación se agrega otra clasificación:

CLASIFICACIÖN DE LOS MANUALES POR SU FUNCIÓN ESPECÍFICA

Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales:

  1. Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.
  2. Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades.
  3. Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.
  4. Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.
  5. Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboración de información financiera.
  6. Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.
  7. Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.
  8. Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de “Manual técnico de auditoría administrativa”, y el “Manual técnico de sistemas y procedimientos”. Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría.
  9. Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos. El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. por ejemplo, un manual de adiestramiento “explica cómo debe ejecutarse el encendido de la Terminal de la computadora y emitir su señal”, mientras que un manual de procedimientos omitir esta instrucción y comenzaría con el primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento también utiliza técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de autoevaluación para comprobar el nivel de comprensión del contenido por el usuario. Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se refiere a las necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación; pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor.
MANUALES GENERALES Y MANUALES ESPECÍFICOS

Manuales Generales:

Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales:

  • Manuales generales de organización: Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional.
  • Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación, contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.
  • Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas generales establecen líneas de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales.
Manuales Específicos:

  • Manual específico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de una área específica (personal). Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización.
  • Manual específico de auditoría interna: Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de actividad, aquí se refiere a la auditoría interna en forma particular.
  • Manual específico de políticas de personal: Este se enfoca a definir “políticas”, pero de un área específica de la organización, señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de personal, tales como: contratación, permisos, promociones, prestaciones, etc.
  • Manual específico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc.
ESQUEMA PARA ELABORAR MANUALES

EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Los Manuales de Organización y Funciones son documentos operativos que detallan la estructura, funciones, relaciones de coordinación y tareas de las diferentes unidades orgánicas de una institución, en estrecha relación con el Reglamento de Organización y Funciones; Así mismo establece los cargos y requisitos para ocuparlos por las personas dentro de la estructura orgánica.

Objetivos del manual de organización

  1. Indicar las funciones básicas de cada unidad orgánica, delimitando la naturaleza y amplitud del trabajo.
  2. Determinar la ubicación y las tareas específicas que cumplirán los cargos, dentro de la institución.
  3. Precisa las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la dependencia.
  4. Proporciona información a los funcionarios y trabajadores sobre sus funciones, ubicación dentro de la estructura general de la empresa, de las interrelaciones formales y funcionales (de autoridad, responsabilidad y de coordinación).
  5. Sirve como instrumento básico para la racionalización de los procedimientos administrativos, en concordancia con la Ley de Simplificación Administrativa.
Describe la Organización Formal de la Empresa asignando:

  1. Misiones: enunciación sintética del objetivo que persigue el área de la Organización.
  2. Funciones Básicas
  3. Autoridad: Quienes dependen de el y él que quien depende
  4. Responsabilidad
  5. Características, y
  6. Especificaciones de la Posición.
Esquema Para La Elaboración Del Manual De Organización

TITULO I:

GENERALIDADES

Finalidad del manual

Especificar lo que se pretende lograr a través de la aplicación de las normas que contiene el Manual.

 Base legal

Señalar las normas legales que aprueban los documentos de organización y gestión.

Alcance

Determinar el ámbito sobre el cual tiene jurisdicción orgánica el Manual.

Aprobación

Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que aprueba y pone en vigencia el Manual.

TITULO II:

DEL DISEÑO ORGÁNICO

 

Funciones generales del órgano

Describir las funciones generales que le compete desarrollar al órgano, como parte integrante de la organización institucional.

Estructura orgánica del órgano

Señalar la distribución de las unidades orgánicas que comprende la institución, en orden decreciente, desde el más alto nivel de decisión hasta el último escalón organizativo:

  • De Alta Dirección
  • De Dirección
  • De consulta
  • De Línea
  • De Apoyo
  • De Asesoría
  • De Control
  • De descentralización
Relación jerárquica de unidades orgánicas

Precisar niveles de autoridad, grados de Responsabilidad y de Líneas de Coordinación.

Organigrama de la institución

Establecer el diseño gráfico de la estructura orgánica de la empresa.

Cuadro de distribución de cargos por órganos

Consignar la relación de cargos, precisando su nomenclatura, estructurada y clasificada.

TITULO III

 DEL MANUAL

 

Funciones generales del departamento

Describir las funciones generales del departamento

Funciones específica de los cargos

Determinar las funciones específicas de los cargos, observando el siguiente esquema:

  • Denominación del cargo
  • Naturaleza del cargo (función resumen)
  • Funciones específicas del cargo
  • Línea de dependencia de los cargo
  • Grado de responsabilidad
  • Canales de coordinación
  • Requisitos mínimos de los cargos
  • Conocimiento y/o Instrucción
  • Experiencia laboral
EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

El manual de procedimientos administrativos es un conjunto de instrucciones y normas reunidas en un cuerpo orgánico, que explican el desarrollo de los procedimientos administrativos.

Es una fuente de información permanentemente actualizada que facilita al personal de una organización la correcta ejecución de las tareas normalizadas. Además, regula la participación de los distintos sectores de una organización, así como también de entes externos (usuarios, organismos de control, proveedores, etc.)”

Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.

La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar:

  • Carátula de Presentación: indicando Tema, Número de Procedimiento, Vigencia, Áreas afectadas y Analista Actuante.
  • Objetivos y Alcance
  • Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la forma de actualización.
  • Cursogramas o diagramas de Procedimiento, Circuito o Flujograma: representación gráfica  que describe en forma clara y lógica los sistemas administrativos. Se utilizan columnas para representar las áreas involucradas Grupos de Símbolos para la representación gráfica.
  • Descripción de los procedimientos.
  • Formularios: Modelos e instructivos sobre su contenido.
  • Glosario
  • Índice Temático.
  • Fecha de Emisión, Vigencia, Reemplazo y Revisión.
EL MANUAL DE CALIDAD

Especifica la política de calidad de la empresa y la organización necesaria para lograr los objetivos de aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la empresa. En él se describen la política de calidad de la empresa, la estructura organizacional, la misión de todo elemento involucrado en el logro de la Calidad

Este manual debe incluir en primer término los datos siguientes:

  • Identificación
  1. Logotipo de la organización.
  2. Nombre  de la organización.
  3. Nombre del manual.
  4. Número de procedimientos.
  5. Nivel de revisión y/o aplicación.
  6. Título del procedimiento.
  7. Fecha de revisión.
  8. Área responsable de manejar el procedimiento.
  9. Lugar y fecha de elaboración.
  10. Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
  11. Número de páginas.
  12. Las siglas tanto de la organización como de la unidad administrativa responsable de elaborar la forma.
  • Índice ó Contenido.
En esta parte del manual de calidad debe ubicarse la relación de capítulos que constituye el cuerpo del documento.

  • Alcance.
Cobertura de los requerimientos de calidad especificados por el cliente y las normas internacionales aplicables.

  • Introducción.
Se expone la situación, filosofía y perspectivas de crecimiento de la organización.

  • Objetivos generales
Planteamiento de los propósitos de la organización en términos de.

  1. La mejora de los procesos.
  2. adecuada atención a los clientes.
  3. rentabilidad.
  4. El liderazgo en el mercado.
  5. El desarrollo del capital humano
  • Estructura organizacional.
Muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus relaciones.

  • Responsabilidades.
Se establece la responsabilidad general que asumen en relación con el sistema de calidad.

  • Documentos y referencias aplicables.
Listado de normas que sustentan el sistema de calidad de una organización.

  • Elementos del sistema de calidad
Compendio de aspectos que debe cubrir el sistema de calidad de una organización, pueden variar de una organización a otra, según la norma de aplicación, su naturaleza, giro, tamaño etc.

  • Definiciones.
Conceptos de carácter técnico, relacionado con los procedimientos del manual de calidad.

  • Lista de distribución
Registro que controla el número de copias y áreas a las que se le entrega el manual.

  • Apéndice para la codificación de procedimientos
Clasificación de los procedimientos de una organización según el apartado de la norma de calidad, área de aplicación y número consecutivo.

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS.

Existen diferentes formas de redactar un manual de procedimientos administrativos. Se recomienda que contenga los siguientes aspectos:

Marco Introductorio
  1. Identificación: En este apartado se incluyen los siguientes datos:
  • nombre oficial de la dependencia;
  • nombre completo del o de los procedimientos a que se refiere el manual;
  • número de identificación del o de los procedimientos señalados;
  • lugar y fecha de elaboración;
  • responsables de su elaboración; y
  • Cantidad de ejemplares impresos.
  1. Índice. Se deben presentar de manera sintética y ordenada los elementos constitutivos del documento y de los principales temas que comprende el manual.
  2. Introducción. Este apartado cumple las funciones de prólogo y puede describir la circunstancia operativa o estratégica que genera u obliga la elaboración del manual de procedimientos administrativo. También sintetiza cómo se utilizará el manual, a quién va dirigido y cuándo se utilizará. Suele incluir un mensaje del titular del organismo.
  3. Objetivos del procedimiento. En este punto deben explicarse, en forma clara y precisa, los propósitos y objetivos del procedimiento que se describe en el manual.
  4. Alcance del procedimiento. Este apartado debe contener la explicación de las áreas, secciones o personas sobre las cuales se aplicarán los procedimientos, en qué circunstancias se harán y cuáles serán los límites de esa aplicabilidad. La presentación de dichas unidades debe llevarse a cabo según el orden en que intervienen dentro del procedimiento.
  5. Políticas y normas de operación. Las políticas o normas de operación deben prevenir situaciones alternativas que pueden presentarse al operar los procedimientos, es decir definir expresamente qué hacer o qué lineamientos deben tomarse como referencia en casos que no se presentan habitualmente o no están previstos en la diagramación del procedimiento.
  6. Instrucciones para el uso del manual. En esta sección, se debe explicar cómo usar el manual y en qué forma se actualizarán los contenidos del mismo, teniendo en cuenta la necesidad de revisar y reemplazar lo que pierde vigencia o para cubrir los nuevos requerimientos. La sección debe incluir los siguientes puntos:
  • Estructura: indica la disposición de las partes en que está ordenado el manual;
  • Codificación: se debe explicitar el sistema y criterios de codificación usados; y
  • Actualización: se deberá indicar la forma de identificar las revisiones, modificaciones, actualizaciones, quiénes pueden efectuarlas, por qué medios y cómo introducir el nuevo material o destruir el material eliminado.
Cuerpo Principal
Normas de trámite.

En este punto, se debe describir la secuencia de los pasos en los procedimientos administrativos. Conceptualmente la descripción tiene dos aspectos:

Tareas y decisiones involucradas que debe incluir:

  • momento y oportunidad en que debe ser ejecutado cada paso;
  • responsable (sector o persona) de la ejecución de cada paso;
  • información requerida;
  • medios a utilizar: archivos, formularios, equipos de comunicaciones y/o procesamiento;
  • decisiones a tomar previendo todos los eventuales cursos de acción de posible aplicación; y
  • controles a efectuar y cursos de acción a tomar según el resultado del control.
  • Archivos utilizados; debe incluir:
  • información a contener;
  • método de clasificación de la información contenida;
  • método de búsqueda de la información contenida;
  • período de archivo de la información y tratamiento posterior al mismo; y
  • responsable de la custodia y mantenimiento actualizado.
Cursogramas.

Constituyen instrumentos importantes para la visualización global y esquemática del juego de tareas administrativas. Son recomendables para registrar una secuencia de tareas y sus relaciones funcionales con las unidades involucradas en los circuitos administrativos analizados.

Formularios

Deben contener las instrucciones y referencias para la utilización de todos los documentos y comprobantes que circulan, sus diseños y especificaciones; el manual debe incluir modelos de llenado. Además, se sugiere incluir y describir a los responsables de la emisión de cada formulario, el momento en que deben ser emitidos, la cantidad de copias, el tratamiento y la distribución prevista para cada copia, ejemplares de los formularios, listados, planillas, pantallas activas y todo tipo de impresos a utilizar.

Anexos varios.

Este apartado podrá contener tablas, cuadros, gráficos, ejemplos de aplicación de los procedimientos descritos en el manual, etc. Otro contenido optativo del manual de procedimiento es el “glosario” que se usa para listar las definiciones de los términos técnicos utilizados con el objetivo de unificar y facilitar la interpretación.


LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS


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