Los manuales administrativos
Concepto :
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, entre otras.) como las instrucciones y lineamientos para que desempeñe mejor su tarea.
Importancia
Los Manuales constituyen una de las herramientas más utilizadas por las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas, son indispensables debido a la complejidad de sus estructuras, el volumen de sus operaciones, los recursos que se les asignan, la demanda de productos, servicios o ambos y la adopción de tecnologías avanzada para atender adecuadamente la dinámica organizacional.
Deben distribuirse completos a todos los gerentes, ya que el conocimiento que todos tengan de este, contribuye con una buena comunicación entre todos los empleados de la organización, en consecuencia, son fundamentalmente un instrumento de comunicación. Si bien existen distintos tipos de manuales podemos definirlos como un cuerpo sistemático, que contiene:
- La descripción de las actividades que deben se desarrolladas por los miembros de la organización
- Los procedimientos a través de los cuales esas Actividades son cumplidas.
Ventajas
Ventajas de la disposición y Uso de Manuales
Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización, elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.
La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.
Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la decisión o ejecución.
Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan la formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema.
Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo.
Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir un instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados.
Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido.
Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
Ubican la participación de cada Componente de la organización en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.
Constituyen un elemento que posibilita la evaluación objetiva de la actuación de cada empleado a través del cotejo entre su asignación de responsabilidades según el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.
Permiten la determinación de los estándares más efectivos, ya que estos se basan en procedimientos homogéneos y metódicos.
Desventajas.
Existe un costo en su redacción y confección que, indudablemente, debe afrontarse.
Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad.
No incorporan los elementos propios de la organización informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida en lo manuales.
Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que sean útiles y suficientemente flexibles.
Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un número reducido de personas y, por lo tanto, la comunicación es muy fluida y el volumen de tareas reducido.
CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS POR SU CONTENIDO O APLICACIÓN
Comúnmente en las organizaciones empresariales se elaboran los siguientes manuales de aplicación:
A.- Manual de Organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
B.- Manual de Políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer a la organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:
- Agilizar el proceso de toma de decisiones
- Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
- Servir de base para una constante y efectiva revisión.
Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, entre otras.
C.- Manual de procedimientos y normas: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.
D.- Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre la organización: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización.
F.- Manual de Propósito múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de “políticas y procedimientos”, el de “historia y organización”, en sí consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones
Estos manuales satisfacen distintos tipos de necesidades, en tanto constituyen un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas
En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o instrucciones se transmiten a través de comunicados internos. Si bien el propósito de transmitir información se cumple por medio de estos últimos instrumentos, no se logra el objetivo de que constituyan un cuerpo orgánico, por lo que resultará difícil en un momento dado conocer cuál es el total de esas disposiciones registradas a través de comunicados aislados. A continuación se agrega otra clasificación:
CLASIFICACIÖN DE LOS MANUALES POR SU FUNCIÓN ESPECÍFICA
Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales:
- Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.
- Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades.
- Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.
- Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.
- Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboración de información financiera.
- Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.
- Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.
- Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de “Manual técnico de auditoría administrativa”, y el “Manual técnico de sistemas y procedimientos”. Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría.
- Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos. El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. por ejemplo, un manual de adiestramiento “explica cómo debe ejecutarse el encendido de la Terminal de la computadora y emitir su señal”, mientras que un manual de procedimientos omitir esta instrucción y comenzaría con el primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento también utiliza técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de autoevaluación para comprobar el nivel de comprensión del contenido por el usuario. Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se refiere a las necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación; pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor.
MANUALES GENERALES Y MANUALES ESPECÍFICOS
Manuales Generales:
Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales:
- Manuales generales de organización: Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional.
- Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación, contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.
- Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas generales establecen líneas de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales.
Manuales Específicos:
- Manual específico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de una área específica (personal). Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización.
- Manual específico de auditoría interna: Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de actividad, aquí se refiere a la auditoría interna en forma particular.
- Manual específico de políticas de personal: Este se enfoca a definir “políticas”, pero de un área específica de la organización, señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de personal, tales como: contratación, permisos, promociones, prestaciones, etc.
- Manual específico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc.
ESQUEMA PARA ELABORAR MANUALES
EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Los Manuales de Organización y Funciones son documentos operativos que detallan la estructura, funciones, relaciones de coordinación y tareas de las diferentes unidades orgánicas de una institución, en estrecha relación con el Reglamento de Organización y Funciones; Así mismo establece los cargos y requisitos para ocuparlos por las personas dentro de la estructura orgánica.
Objetivos del manual de organización
- Indicar las funciones básicas de cada unidad orgánica, delimitando la naturaleza y amplitud del trabajo.
- Determinar la ubicación y las tareas específicas que cumplirán los cargos, dentro de la institución.
- Precisa las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la dependencia.
- Proporciona información a los funcionarios y trabajadores sobre sus funciones, ubicación dentro de la estructura general de la empresa, de las interrelaciones formales y funcionales (de autoridad, responsabilidad y de coordinación).
- Sirve como instrumento básico para la racionalización de los procedimientos administrativos, en concordancia con la Ley de Simplificación Administrativa.
Describe la Organización Formal de la Empresa asignando:
- Misiones: enunciación sintética del objetivo que persigue el área de la Organización.
- Funciones Básicas
- Autoridad: Quienes dependen de el y él que quien depende
- Responsabilidad
- Características, y
- Especificaciones de la Posición.
Esquema Para La Elaboración Del Manual De Organización
TITULO I:
GENERALIDADES
Finalidad del manual
Especificar lo que se pretende lograr a través de la aplicación de las normas que contiene el Manual.
Base legal
Señalar las normas legales que aprueban los documentos de organización y gestión.
Alcance
Determinar el ámbito sobre el cual tiene jurisdicción orgánica el Manual.
Aprobación
Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que aprueba y pone en vigencia el Manual.
TITULO II:
DEL DISEÑO ORGÁNICO
Funciones generales del órgano
Describir las funciones generales que le compete desarrollar al órgano, como parte integrante de la organización institucional.
Estructura orgánica del órgano
Señalar la distribución de las unidades orgánicas que comprende la institución, en orden decreciente, desde el más alto nivel de decisión hasta el último escalón organizativo:
- De Alta Dirección
- De Dirección
- De consulta
- De Línea
- De Apoyo
- De Asesoría
- De Control
- De descentralización
Precisar niveles de autoridad, grados de Responsabilidad y de Líneas de Coordinación.
Organigrama de la institución
Establecer el diseño gráfico de la estructura orgánica de la empresa.
Cuadro de distribución de cargos por órganos
Consignar la relación de cargos, precisando su nomenclatura, estructurada y clasificada.
TITULO III
DEL MANUAL
Funciones generales del departamento
Describir las funciones generales del departamento
Funciones específica de los cargos
Determinar las funciones específicas de los cargos, observando el siguiente esquema:
- Denominación del cargo
- Naturaleza del cargo (función resumen)
- Funciones específicas del cargo
- Línea de dependencia de los cargo
- Grado de responsabilidad
- Canales de coordinación
- Requisitos mínimos de los cargos
- Conocimiento y/o Instrucción
- Experiencia laboral
EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
El manual de procedimientos administrativos es un conjunto de instrucciones y normas reunidas en un cuerpo orgánico, que explican el desarrollo de los procedimientos administrativos.
Es una fuente de información permanentemente actualizada que facilita al personal de una organización la correcta ejecución de las tareas normalizadas. Además, regula la participación de los distintos sectores de una organización, así como también de entes externos (usuarios, organismos de control, proveedores, etc.)”
Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.
La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar:
- Carátula de Presentación: indicando Tema, Número de Procedimiento, Vigencia, Áreas afectadas y Analista Actuante.
- Objetivos y Alcance
- Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la forma de actualización.
- Cursogramas o diagramas de Procedimiento, Circuito o Flujograma: representación gráfica que describe en forma clara y lógica los sistemas administrativos. Se utilizan columnas para representar las áreas involucradas Grupos de Símbolos para la representación gráfica.
- Descripción de los procedimientos.
- Formularios: Modelos e instructivos sobre su contenido.
- Glosario
- Índice Temático.
- Fecha de Emisión, Vigencia, Reemplazo y Revisión.
EL MANUAL DE CALIDAD
Especifica la política de calidad de la empresa y la organización necesaria para lograr los objetivos de aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la empresa. En él se describen la política de calidad de la empresa, la estructura organizacional, la misión de todo elemento involucrado en el logro de la Calidad
Este manual debe incluir en primer término los datos siguientes:
- Identificación
- Logotipo de la organización.
- Nombre de la organización.
- Nombre del manual.
- Número de procedimientos.
- Nivel de revisión y/o aplicación.
- Título del procedimiento.
- Fecha de revisión.
- Área responsable de manejar el procedimiento.
- Lugar y fecha de elaboración.
- Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
- Número de páginas.
- Las siglas tanto de la organización como de la unidad administrativa responsable de elaborar la forma.
- Índice ó Contenido.
En esta parte del manual de calidad debe ubicarse la relación de capítulos que constituye el cuerpo del documento.
- Alcance.
Cobertura de los requerimientos de calidad especificados por el cliente y las normas internacionales aplicables.
- Introducción.
Se expone la situación, filosofía y perspectivas de crecimiento de la organización.
- Objetivos generales
Planteamiento de los propósitos de la organización en términos de.
- La mejora de los procesos.
- adecuada atención a los clientes.
- rentabilidad.
- El liderazgo en el mercado.
- El desarrollo del capital humano
- Estructura organizacional.
Muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus relaciones.
- Responsabilidades.
Se establece la responsabilidad general que asumen en relación con el sistema de calidad.
- Documentos y referencias aplicables.
Listado de normas que sustentan el sistema de calidad de una organización.
- Elementos del sistema de calidad
Compendio de aspectos que debe cubrir el sistema de calidad de una organización, pueden variar de una organización a otra, según la norma de aplicación, su naturaleza, giro, tamaño etc.
- Definiciones.
Conceptos de carácter técnico, relacionado con los procedimientos del manual de calidad.
- Lista de distribución
Registro que controla el número de copias y áreas a las que se le entrega el manual.
- Apéndice para la codificación de procedimientos
Clasificación de los procedimientos de una organización según el apartado de la norma de calidad, área de aplicación y número consecutivo.
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS.
Existen diferentes formas de redactar un manual de procedimientos administrativos. Se recomienda que contenga los siguientes aspectos:
Marco Introductorio
- Identificación: En este apartado se incluyen los siguientes datos:
- nombre oficial de la dependencia;
- nombre completo del o de los procedimientos a que se refiere el manual;
- número de identificación del o de los procedimientos señalados;
- lugar y fecha de elaboración;
- responsables de su elaboración; y
- Cantidad de ejemplares impresos.
- Índice. Se deben presentar de manera sintética y ordenada los elementos constitutivos del documento y de los principales temas que comprende el manual.
- Introducción. Este apartado cumple las funciones de prólogo y puede describir la circunstancia operativa o estratégica que genera u obliga la elaboración del manual de procedimientos administrativo. También sintetiza cómo se utilizará el manual, a quién va dirigido y cuándo se utilizará. Suele incluir un mensaje del titular del organismo.
- Objetivos del procedimiento. En este punto deben explicarse, en forma clara y precisa, los propósitos y objetivos del procedimiento que se describe en el manual.
- Alcance del procedimiento. Este apartado debe contener la explicación de las áreas, secciones o personas sobre las cuales se aplicarán los procedimientos, en qué circunstancias se harán y cuáles serán los límites de esa aplicabilidad. La presentación de dichas unidades debe llevarse a cabo según el orden en que intervienen dentro del procedimiento.
- Políticas y normas de operación. Las políticas o normas de operación deben prevenir situaciones alternativas que pueden presentarse al operar los procedimientos, es decir definir expresamente qué hacer o qué lineamientos deben tomarse como referencia en casos que no se presentan habitualmente o no están previstos en la diagramación del procedimiento.
- Instrucciones para el uso del manual. En esta sección, se debe explicar cómo usar el manual y en qué forma se actualizarán los contenidos del mismo, teniendo en cuenta la necesidad de revisar y reemplazar lo que pierde vigencia o para cubrir los nuevos requerimientos. La sección debe incluir los siguientes puntos:
- Estructura: indica la disposición de las partes en que está ordenado el manual;
- Codificación: se debe explicitar el sistema y criterios de codificación usados; y
- Actualización: se deberá indicar la forma de identificar las revisiones, modificaciones, actualizaciones, quiénes pueden efectuarlas, por qué medios y cómo introducir el nuevo material o destruir el material eliminado.
Cuerpo Principal
Normas de trámite.
En este punto, se debe describir la secuencia de los pasos en los procedimientos administrativos. Conceptualmente la descripción tiene dos aspectos:
Tareas y decisiones involucradas que debe incluir:
- momento y oportunidad en que debe ser ejecutado cada paso;
- responsable (sector o persona) de la ejecución de cada paso;
- información requerida;
- medios a utilizar: archivos, formularios, equipos de comunicaciones y/o procesamiento;
- decisiones a tomar previendo todos los eventuales cursos de acción de posible aplicación; y
- controles a efectuar y cursos de acción a tomar según el resultado del control.
- Archivos utilizados; debe incluir:
- información a contener;
- método de clasificación de la información contenida;
- método de búsqueda de la información contenida;
- período de archivo de la información y tratamiento posterior al mismo; y
- responsable de la custodia y mantenimiento actualizado.
Cursogramas.
Constituyen instrumentos importantes para la visualización global y esquemática del juego de tareas administrativas. Son recomendables para registrar una secuencia de tareas y sus relaciones funcionales con las unidades involucradas en los circuitos administrativos analizados.
Formularios
Deben contener las instrucciones y referencias para la utilización de todos los documentos y comprobantes que circulan, sus diseños y especificaciones; el manual debe incluir modelos de llenado. Además, se sugiere incluir y describir a los responsables de la emisión de cada formulario, el momento en que deben ser emitidos, la cantidad de copias, el tratamiento y la distribución prevista para cada copia, ejemplares de los formularios, listados, planillas, pantallas activas y todo tipo de impresos a utilizar.
Anexos varios.
Este apartado podrá contener tablas, cuadros, gráficos, ejemplos de aplicación de los procedimientos descritos en el manual, etc. Otro contenido optativo del manual de procedimiento es el “glosario” que se usa para listar las definiciones de los términos técnicos utilizados con el objetivo de unificar y facilitar la interpretación.
