¿Cuál es la previsión?
Analizamos la información actual e histórica pertinente para evaluar la posible evolución futura, de modo que podamos determinar un conjunto de acciones (planes) que ayuden a la organización a alcanzar sus objetivos" (Sisck y Sverdlik).
Es el elemento de gestión que determina las principales acciones para alcanzar los objetivos de la empresa, en función de la situación futura en la que se encuentra la empresa, revelada por la investigación tecnológica" (AgustínReyesPonce).
Calcular y preparar el futuro. Defina su plan de acción" (Henri Fayol).
Como puede imaginarse, la palabra previsión deriva de anticipación o previsión, 'ver algo primero' o 'tratar de averiguar por adelantado lo que va a suceder'.
Entendemos entonces la prospectiva como un paso en el proceso de gestión que puede ser diagnosticado a través de datos relevantes del pasado y del presente para establecer los contextos sociales, políticos, económicos, tecnológicos, etc. A medio y largo plazo.
Todos los gestores deben ser visionarios, pero al mismo tiempo con visión de futuro. Actualmente, la única constante es el "cambio" y tenemos que estar preparados para ello. El mundo puede cambiar de un momento a otro, como ocurrió el 11 de septiembre en las Torres Gemelas de Nueva York.
Principios de previsión
Principio de coherencia de la dirección: Tenemos que ser firmes y coherentes en nuestra toma de decisiones y debemos mantenernos firmes hasta que finalicemos nuestra propuesta. Si surge un problema, tenemos que buscar soluciones alternativas, resolver el problema y mantener el rumbo.
Principio de predominio: Como primera etapa del proceso de gestión, la previsión influye directa e indirectamente en las demás etapas (planificación, organización, integración, orientación y control).
Principio de transición: la previsión se relaciona con los principios anteriores porque pasa por todos ellos, sumergiéndose en las demás etapas del proceso de gestión.
Principio de cumplimiento: para evitar situaciones que provoquen retrasos y demoras en el funcionamiento de la empresa, debemos hacer todo lo que nos proponemos a la hora prevista.
La previsión como parte de la planificación
La previsión implica mirar al futuro para responder a la pregunta. ¿Qué podemos hacer? Es una base necesaria para la planificación porque establece objetivos y provoca opciones de acción. El principio de previsión se produce cuando un plan expresa su coherencia de tal manera que trata de minimizar sus errores. Esto se consigue cuando se basan en la experiencia e investigación previas.
Estudiaremos los conceptos citados por el autor Agustín Reyes Pons en su libro Administración Moderna.
El concepto y la finalidad de la previsión.
La palabra previsión viene de la palabra "primera mirada" o adivinación, que es el intento de ver por adelantado lo que va a ocurrir.
Entendemos entonces la prospectiva como una etapa del proceso de gestión que se diagnostica a través de datos relevantes del pasado y del futuro para poder construir contextos sociales, políticos, económicos, tecnológicos, etc.
El objetivo de la previsión es que todos los directivos sean previsores y visionarios. Esto se debe a que en este momento la única constante es el "cambio" y tenemos que estar preparados para ello.
Prever significa mirar al futuro y responder a la pregunta. ¿Qué podemos hacer?
Es una base necesaria para la planificación porque establece objetivos y aumenta las opciones de acción.
Los elementos de la previsión son los siguientes
- Metas (objetivos a alcanzar)
- Investigación (los factores positivos y negativos que nos ayudarán o dificultarán la consecución de este objetivo)
- Acciones alternativas (elijamos una de ellas como base de nuestro plan)
La previsión puede definirse como una etapa de gestión en la que se determinan las principales acciones que permitirán alcanzar los objetivos de la organización.
Las previsiones administrativas se basan en probabilidades serias y es probable que se basen en la experiencia pasada, propia o ajena, y a esa experiencia se le pueden aplicar más métodos estadísticos o formas de calcular las probabilidades.
A la hora de predecir el futuro se dan tres situaciones básicas
- Certeza: La certeza de que sucederá, una cosa u otra
- Incertidumbre: Falta de factores de predicción sobre cómo se producirá un acontecimiento futuro
- Probabilidad: Hay una buena razón para concluir que es probable que algo ocurra de alguna manera
Principios rectores de la previsión
Principio de objetividad, "las estimaciones deben basarse en hechos, no en opiniones subjetivas
Al inicio de la medición, "la predicción debe ser tan cierta que podamos entenderla, no sólo cualitativamente, sino cuantitativamente o de forma medible
Volviendo a los tres elementos de la adivinación, veámoslos con más detalle.
El Objetivó de la Previsión
Un objetivo utilizado para describir lo que queremos conseguir, es decir, un resultado específico que queremos lograr como consecuencia de un proceso de gestión. Un objetivo representa una intención que describe un cambio propuesto que es medible y observable. Establece objetivos legítimos para la organización.
Por sí mismos, los objetivos son hipótesis que indican lo que se quiere conseguir como resultado preconcebido mediante la ejecución de actividades y el uso de recursos. Como en todas las hipótesis científicas preconcebidas, debe haber un elemento necesario y suficiente para llegar a ellas.
La predicción debe mostrar esto y reducir la incertidumbre en consecuencia. La incertidumbre se produce constantemente en las organizaciones, aunque en distintos grados.
Puede parecer una obviedad, pero hay que cumplirla definiendo bien los objetivos y la jerarquía adecuada. Esto se debe a que las metas pueden perderse y se pueden perseguir cosas muy diferentes para los objetivos de la organización.
Clasificación de los Previsión
Estas son algunas de las clasificaciones más utilizadas
- Objetivos personales y organizativos
- Objetivos a corto y largo plazo
- Objetivos generales y específicos
- Jerarquía de objetivos
Algunas reglas para establecer objetivos: 1.
- Los objetivos deben definirse como acciones a realizar
- Los objetivos deben establecerse por escrito
- Los objetivos deben ser plenamente conocidos y queridos por todos los que ayudarán a alcanzarlos
- El objetivo debe ser estable
Investigar
Esta es la base de la previsión, su propósito es determinar la forma más adecuada para alcanzar los objetivos establecidos.
Regla de la encuesta:
- Se debe observar el máximo número de factores positivos y negativos que afectan a la consecución del objetivo propuesto y, por tanto, deben clasificarse en consecuencia.
- Hay que distinguir los factores medibles de los meramente apreciativos
- Hay que distinguir los factores disponibles de los que están fuera de nuestro alcance y tratar de determinar dónde y cómo encontrar los que podemos abordar, su origen, el coste de adquisición, etc.
- Tenemos que elegir los factores estratégicos
- Deben tratar de modificar factores totalmente imprevistos para encontrar la manera de anticiparse y evitar los efectos nocivos que puedan producir.
Política de acciones alternativas
La acción alternativa resuelve el problema de cómo lograr la adaptación a partir de los medios más eficientes para el fin. Tiene en cuenta la naturaleza contingente de la organización y predice qué acciones de diseño seleccionar, cambiar o desplazar en función de la situación.
Reglas para las acciones alternativas:
- Deberíamos considerar cómo podemos alcanzar los mismos objetivos que nos fijamos, pero de forma diferente.
- Por otro lado, la encuesta de medios de comunicación puede ser analizada para mostrar que no hay cambios, precisión, expansión o contracción de los objetivos originalmente establecidos.
- Una vez más, hay que aplicar la regla de los no dilemas. No se trata de "¿se hace o no se hace?
- Riesgos previstos en comparación con los posibles beneficios
Podemos concluir entonces que la previsión es un elemento de gestión del estudio "qué se puede hacer". Reúne y analiza hechos, factores y circunstancias para predecir situaciones futuras en beneficio de la empresa.